Klachtplichtclausule (meldtermijnen voor gebreken) voorbeeld artikel
Bijgewerkt: 30 oktober 2026
Let op: deze voorbeeldclausules zijn bedoeld als startpunt, niet als juridisch advies. Pas de tekst altijd aan op uw specifieke situatie en laat belangrijke contracten controleren door een jurist.
Clausuletekst
1. Afnemer controleert de geleverde zaken binnen [aantal, bijv. 10] werkdagen na aflevering op aantallen, beschadigingen en zichtbare gebreken ("de Controletermijn"). Een handtekening op een afleverbon of vrachtbrief bevestigt alleen het aantal ontvangen colli en geldt niet als goedkeuring van de zaken.
2. Zichtbare gebreken meldt Afnemer uiterlijk [aantal, bijv. 5] werkdagen na het einde van de Controletermijn. Gebreken die bij de controle redelijkerwijs niet te zien waren, meldt Afnemer binnen [aantal, bijv. 30] dagen nadat hij ze heeft ontdekt. Gebreken in diensten meldt Afnemer binnen [aantal, bijv. 30] dagen na ontdekking. Een melding binnen deze termijnen is in elk geval tijdig in de zin van de artikelen 6:89 en 7:23 BW.
3. Afnemer meldt een gebrek schriftelijk of per e-mail aan [functie of e-mailadres], met een omschrijving van het gebrek, het order- of leveringsnummer en, waar mogelijk, foto's of meetgegevens. Stuurt Afnemer de melding aan een andere medewerker van Leverancier, dan blijft zij tijdig als Afnemer haar binnen [aantal, bijv. 5] werkdagen alsnog aan het juiste adres doorstuurt.
4. Leverancier bevestigt de ontvangst van de melding binnen [aantal, bijv. 2] werkdagen en laat Afnemer binnen [aantal, bijv. 10] werkdagen weten of hij het gebrek erkent en hoe en wanneer hij het herstelt of de zaken vervangt. Afnemer houdt de betrokken zaken in die periode beschikbaar voor inspectie.
5. Betaling van een factuur, ingebruikneming, verwerking of doorverkoop van de zaken geldt niet als aanvaarding van een gebrek en laat de termijnen uit lid 2 onverlet.
6. Elke melding volgens dit artikel bevat een ondubbelzinnig voorbehoud van het recht op nakoming en schadevergoeding, en geldt tussen partijen als schriftelijke mededeling die de verjaring stuit in de zin van artikel 3:317 BW.
7. Termijnen voor het melden van gebreken in de algemene voorwaarden, op de pakbon of in andere documenten van Leverancier gelden niet, voor zover zij korter zijn dan de termijnen in dit artikel.
Wat betekent deze clausule?
De wet zegt dat u "binnen bekwame tijd" moet klagen over een gebrek, anders verliest u uw rechten (artikel 6:89 BW, en bij koop artikel 7:23 BW). Hoe lang dat is, staat nergens. Volgens vaste rechtspraak hangt het af van alle omstandigheden: de aard van de zaak, hoe makkelijk het gebrek te zien was en wat u als afnemer weet. Die onzekerheid werkt in het voordeel van de partij die de termijn opschrijft. Daarom staat er in de algemene voorwaarden van veel leveranciers een klachtplichtclausule met een meldtermijn van acht dagen, soms zelfs drie. Deze clausule draait dat om en legt termijnen vast die u als afnemer echt kunt halen.
Het verschil tussen lid 1 en lid 2 is de kern. Een pallet met deuken ziet u bij het lossen, een fout in de samenstelling van een product pas als het in productie gaat. Een reclamatie over een verborgen gebrek moet dus kunnen starten op het moment van ontdekking, niet op de leverdatum. Lid 5 sluit een veelgebruikt verweer uit: "u hebt de factuur toch betaald, dus u was akkoord".
Lid 6 koppelt de melding aan de verjaringstermijn. Bij koop verjaart een vordering wegens een gebrek twee jaar na de melding (artikel 7:23 lid 2 BW). Een melding met een duidelijk voorbehoud van rechten stuit die verjaring, zodat de klok opnieuw gaat lopen. Dat is geen theoretisch punt. Loio (2026) meldt dat 71% van de contracten na ondertekening nooit meer op naleving wordt gecontroleerd, en wie niet controleert, ontdekt een gebrek vaak pas als een termijn al bijna voorbij is.
Wanneer gebruik je deze clausule?
De clausule hoort in inkoopcontracten voor goederen: grondstoffen, onderdelen, handelsgoederen, voedingsmiddelen en apparatuur. Ze is vooral nuttig als u goederen doorlevert of verwerkt voordat u ze grondig kunt testen, zoals in de groothandel en de horeca. Gebruikt u eigen inkoopvoorwaarden, neem haar daar dan op en zorg dat die voorwaarden de algemene voorwaarden van de leverancier uitsluiten; lid 7 helpt alleen als uw contract voorrang heeft.
Bij een aannemingsovereenkomst regelt de oplevering welke gebreken u op tijd hebt gemeld. Gebruik daar de opleveringsclausule voor het moment van oplevering, en deze clausule voor gebreken die daarna boven komen. Combineer haar bij duurzame goederen met een garantieclausule: de garantie bepaalt hoe lang de leverancier instaat voor de kwaliteit, deze clausule bepaalt hoe snel u daarna moet melden.
Bent u zelf de leverancier, draai de clausule dan om. Kortere termijnen zijn toegestaan, maar een termijn die in de praktijk niet te halen is, houdt bij de rechter vaak geen stand.
Pas deze onderdelen aan
- 1Stem de Controletermijn uit lid 1 af op uw ontvangstproces. Wordt een levering pas na een week in het magazijn uitgepakt, dan is een controletermijn van twee werkdagen een termijn die u structureel mist.
- 2Kies voor bederfelijke zaken kortere termijnen in uren of dagen, en leg dan vast dat een melding per telefoon telt als u die dezelfde dag per e-mail bevestigt.
- 3Gebruik in lid 3 een functioneel e-mailadres zoals kwaliteit@ in plaats van de naam van een accountmanager. Medewerkers vertrekken, een functieadres blijft.
- 4Leg elke melding met de bevestiging van de leverancier vast bij het contract en registreer de datum. Vanaf die datum loopt de verjaringstermijn van twee jaar bij koop.
- 5Wilt u ook een maximum aan de aansprakelijkheid van de leverancier koppelen, gebruik dan de aansprakelijkheidsbeperking en controleer of die geen eigen, kortere meldtermijn bevat.
Bronnen
Beheer al je contractdeadlines automatisch
Tracking Contracts waarschuwt je ruim op tijd voor elke opzegtermijn. Geen Excel, geen gemiste verlengingen.
Start gratis maand