Question 1

Hoeveel tijd kost het om al mijn contracten in het systeem te zetten?

Accepted Answer

Verrassend weinig. Dankzij onze AI-import hoef je niet alles handmatig over te typen. Je uploadt simpelweg de PDF, en onze AI extraheert de belangrijkste data (einddatum, [opzegtermijn](/nl/kennisbank/opzegtermijn/), leverancier) voor je. Je hoeft het alleen nog maar te controleren.

Question 2

Wat gebeurt er na de gratis proefmaand?

Accepted Answer

Wij houden van eerlijk zakendoen. Je krijgt 14 dagen én 2 dagen voordat de proefmaand afloopt een herinnering via e-mail. Wil je niet verder? Dan zeg je met één klik op, zonder kosten. Ga je door? Dan wordt je account automatisch omgezet naar een jaarabonnement.

Question 3

Is mijn data veilig en waar wordt deze opgeslagen?

Accepted Answer

Jouw data is strikt vertrouwelijk. Wij maken gebruik van beveiligde servers binnen de EU die voldoen aan de strengste AVG/GDPR-eisen. Alleen geautoriseerde gebruikers binnen jouw organisatie hebben toegang tot de documenten.

Question 4

Waarom zou ik dit gebruiken in plaats van een Excel-lijst?

Accepted Answer

Excel stuurt je geen herinnering als je op vakantie bent en een [opzegtermijn](/nl/kennisbank/opzegtermijn/) verstrijkt of een contract zich [stilzwijgend verlengt](/nl/kennisbank/stilzwijgende-verlenging/). Bovendien controleert onze AI of je contracten wel compleet zijn (zoals ontbrekende bijlagen), iets wat een spreadsheet simpelweg niet kan. En doordat al je contractdata op één plek staat, vormt het systeem de basis voor structurele [spend-analyse](/nl/kennisbank/spend-analyse/) over je leveranciersportfolio.

Question 5

Kunnen we met meerdere locaties of afdelingen werken?

Accepted Answer

Zeker. Vanaf het Team-model kun je verschillende gebruikers toewijzen en contracten labelen per afdeling of vestiging, zodat iedereen alleen ziet wat voor hem of haar relevant is.

Question 6

Kan ik contracten ook handmatig invoeren, zonder PDF?

Accepted Answer

Ja, dat kan. Wel adviseren we altijd om minimaal een e-mailbevestiging van de gemaakte afspraken te bewaren als back-up. Handig: e-mails vanuit Outlook kun je rechtstreeks naar de upload wizard slepen.

Question 7

Welke soorten contracten kan ik opslaan?

Accepted Answer

Alle contracten die te maken hebben met uitgaven — denk aan [onderhoudscontracten](/nl/kennisbank/onderhoudscontract/), [servicecontracten](/nl/kennisbank/servicecontract/), [licentieovereenkomsten](/nl/kennisbank/licentieovereenkomst/), [escrow-regelingen](/nl/kennisbank/escrow-regeling/) en [depotovereenkomsten](/nl/kennisbank/depotovereenkomst/), maar ook verzekeringspolissen zoals een [autoverzekering](/nl/kennisbank/autoverzekering/), [opstalverzekering](/nl/kennisbank/opstalverzekering/), [verzuimverzekering](/nl/kennisbank/verzuimverzekering/) of [cyberverzekering](/nl/kennisbank/cyberverzekering/). In de toekomst kun je ook arbeidsovereenkomsten en verkoopcontracten registreren.

Question 8

Hoe werken de herinneringen en kan ik die aanpassen?

Accepted Answer

Herinneringen worden per e-mail verstuurd en gaan twee keer uit per contract. Standaard ontvang je de eerste herinnering twee maanden voor de [opzegtermijn](/nl/kennisbank/opzegtermijn/) of [contractverlengingsdatum](/nl/kennisbank/contractverlenging/), maar dit is instelbaar in de instellingen — zo kun je dit bijvoorbeeld wijzigen naar vier maanden van tevoren. Gebruik de herinnering ook als trigger om tijdig een [pro forma opzegging](/nl/kennisbank/pro-forma-opzegging/) te versturen terwijl je onderhandelt over betere voorwaarden.

Question 9

Wat als ik een fout maak bij het invoeren van een contract?

Accepted Answer

Geen probleem. Een contract is altijd weer te bewerken. Wil je helemaal opnieuw beginnen? Dan verwijder je het contract en begin je opnieuw.

Question 10

Werkt Tracking Contracts ook op mijn telefoon?

Accepted Answer

We hebben een mobiele app op de planning. Voorlopig werkt de webapp nog niet optimaal op een smartphone — we raden aan het systeem via een desktop of laptop te gebruiken.

Question 11

Welke bestandsformaten worden ondersteund voor upload?

Accepted Answer

Naast PDF ondersteunen we MSG (Outlook), DOCX, XLSX, JPG en TXT. De documentpreview werkt momenteel alleen voor PDF-bestanden.

Question 12

Wat kost het abonnement na het eerste jaar?

Accepted Answer

Na het eerste jaar is je abonnement maandelijks opzegbaar, zonder prijsverhoging. Je betaalt hetzelfde tarief als in het eerste jaar.

Question 13

Ben ik mijn data kwijt als ik mijn abonnement opzeg?

Accepted Answer

Nee. In de instellingen vind je een optie om al je data — inclusief opgeslagen bestanden — te downloaden. Jouw data is altijd van jou, ook na opzegging.

Question 14

Hoeveel contracten kan ik opslaan?

Accepted Answer

Er is geen beperking op het aantal contracten dat je kunt opslaan — met uitzondering van het Starter-abonnement, dat maximaal 25 contracten ondersteunt.

Question 15

Is er onboarding beschikbaar, of kan ik iemand spreken als ik vastloop?

Accepted Answer

We staan altijd klaar om problemen op te lossen. Bij de start krijg je een aantal contracttemplates ter beschikking. Daarnaast is onboarding mogelijk, en kun je zelfs de registratie van je contracten aan ons uitbesteden. Hiervoor maken we graag een aanbod op maat.

Question 16

Hoe weet ik of een contract rechtsgeldig is getekend?

Accepted Answer

Controleer altijd of de ondertekenaar [rechtsgeldig vertegenwoordigd](/nl/kennisbank/rechtsgeldig-vertegenwoordigd/) is namens de wederpartij. Via het Handelsregister van de KVK kun je gratis controleren wie bevoegd is te tekenen en of er beperkingen gelden (zoals een maximumbedrag of gezamenlijke handtekening). Bij twijfel vraag je een volmacht op. Controleer ook of de [algemene voorwaarden](/nl/kennisbank/algemene-voorwaarden/) van de wederpartij correct van toepassing zijn verklaard — dit wordt vaak overgeslagen maar is juridisch bepalend. Tracking Contracts laat je registreren wie namens welke partij heeft ondertekend, zodat je dit altijd kunt terugvinden.

Question 17

Kan ik ook kwaliteitsdocumenten en bijlagen opslaan, zoals een ISO 9001-certificaat?

Accepted Answer

Ja. Naast het contract zelf kun je bijlagen en aanvullende documenten toevoegen, zoals een geldig [ISO 9001](/nl/kennisbank/iso-9001/)- of [VCA](/nl/kennisbank/vca/)-certificaat van een aannemer of leverancier, een [nulmeting](/nl/kennisbank/nulmeting/)-rapport bij de start van een dienstverleningsovereenkomst, of een overzicht van ingezette [onderaannemers](/nl/kennisbank/onderaannemers/). Zo heb je alle contractdocumentatie op één plek.

Question 18

Kan ik ook WAM-verzekeringen en andere bedrijfsverzekeringen registreren?

Accepted Answer

Absoluut. Een [WAM-verzekering](/nl/kennisbank/wam-verzekering/) is net als elk ander contract een jaarlijkse verplichting met een vervaldatum en een opzegtermijn. Door je verzekeringspolissen — of dat nu een [autoverzekering](/nl/kennisbank/autoverzekering/), [cyberverzekering](/nl/kennisbank/cyberverzekering/) of [verzuimverzekering](/nl/kennisbank/verzuimverzekering/) is — in Tracking Contracts te registreren, krijg je automatisch een herinnering voordat de polis stilzwijgend verlengt.

Question 19

Hoe bescherm ik mezelf als een leverancier failliet gaat?

Accepted Answer

De beste bescherming begint vóór het [faillissement](/nl/kennisbank/faillissement/): neem in leveringscontracten altijd een [eigendomsvoorbehoud](/nl/kennisbank/eigendomsvoorbehoud/) op, zodat geleverde maar nog niet betaalde goederen juridisch van jou blijven en je ze kunt terugvorderen uit de boedel. Voor klanten die een groot deel van je omzet vertegenwoordigen is een kredietverzekering aan te raden. Neem ook een faillissementsclausule op die directe ontbinding van het contract mogelijk maakt bij faillissement of [surseance van betaling](/nl/kennisbank/surseance-van-betaling/). Monitoring helpt: signalen als aanhoudende betalingsachterstanden of publicaties in de Staatscourant zijn vroege waarschuwingen. In Tracking Contracts kun je betalingstermijnen per contract bijhouden en snel zien welke leveranciers structureel te laat betalen.

Question 20

Wat doe ik als een leverancier niet presteert of te laat levert?

Accepted Answer

De eerste stap is een formele [ingebrekestelling](/nl/kennisbank/ingebrekestelling/) sturen: een schriftelijke kennisgeving dat de leverancier tekortschiet, met een redelijke hersteltermijn. Pas na die stap kun je in de meeste gevallen aanspraak maken op een [boeteclausule](/nl/kennisbank/boeteclausule/) of schadevergoeding. Controleer ook of er een [service level agreement](/nl/kennisbank/service-level-agreement/) van toepassing is — daarin staan doorgaans meetbare prestatienormen en de gevolgen bij het niet halen ervan. Leidt dit niet tot een oplossing, dan regelt de [geschillenregeling](/nl/kennisbank/geschillenregeling/) in het contract hoe je het conflict verder escaleren kunt — via mediation, arbitrage of de rechter. Bewaar alle communicatie met de leverancier in Tracking Contracts als onderdeel van het contractdossier, zodat je een volledig dossier hebt als het escaleert.

Question 21

Kan ik een contract eerder beëindigen dan de einddatum?

Accepted Answer

Dat hangt af van wat er in het contract staat. Kijk eerst of er een [tussentijdse beëindigingsclausule](/nl/kennisbank/tussentijdse-beeindiging/) is opgenomen — sommige contracten staan eerder opzeggen toe tegen een vergoeding. Zoek ook naar een [escape-clausule](/nl/kennisbank/escape-clausule/): een vooraf afgesproken uitstapmoment, vaak gekoppeld aan een prestatie-drempel of een specifieke datum. Ontbreken beide, dan ben je in principe gebonden tot de einddatum, tenzij de leverancier zelf tekortschiet — in dat geval kun je mogelijk ontbinden na een formele ingebrekestelling. Let ook op de [verlengingsclausule](/nl/kennisbank/verlengingsclausule/): als de einddatum nog ver weg is, is de opzegdatum voor de komende verlengingsperiode vaak het eerstvolgende uitstapmoment. Tracking Contracts toont per contract de vroegst mogelijke beëindigingsdatum, zodat je altijd weet wanneer je de eerste gelegenheid hebt om te stoppen.

Question 22

Kan ik zien welke contracten een automatische prijsverhoging bevatten?

Accepted Answer

Ja. Bij het invoeren of importeren van een contract kun je een [prijsindexatieclausule](/nl/kennisbank/prijsindexatieclausule/) registreren — inclusief het indexeringspercentage of de index waaraan het gekoppeld is, zoals de [consumentenprijsindex](/nl/kennisbank/consumentenprijsindex/). Zo zie je in één oogopslag welke contracten jaarlijks in prijs stijgen en met hoeveel. Dit is een van de meest onderschatte vormen van [winstlekkage](/nl/kennisbank/winstlekkage/): een indexatie van 3% op een contract van €20.000 per jaar kost je over vijf jaar meer dan €3.000 extra zonder dat je er ooit een factuur voor hebt gekregen met "prijsverhoging" erop. Door indexaties actief bij te houden, kun je bij verlenging gericht onderhandelen of alternatieven vergelijken.

Question 23

Wat zijn ghost-licenties en hoe voorkom ik dat ik betaal voor software die niemand gebruikt?

Accepted Answer

[Ghost-licenties](/nl/kennisbank/ghost-licenties/) zijn softwarelicenties waarvoor je betaalt, maar die niet of nauwelijks worden gebruikt — door medewerkers die uit dienst zijn gegaan, afdelingen die zijn gereorganiseerd, of tools die zijn vervangen door een ander systeem. In [licentieovereenkomsten](/nl/kennisbank/licentieovereenkomst/) voor SaaS-software betaal je doorgaans per actieve gebruiker of per seat. Als je dat niet actief bijhoudt, betaal je structureel voor accounts die niemand meer gebruikt — een klassieke vorm van [vendor lock-in](/nl/kennisbank/vendor-lock-in/) waarbij de leverancier er belang bij heeft dat je het niet opmerkt. Registreer al je softwarecontracten in Tracking Contracts met het aantal betaalde licenties en de werkelijke gebruikers, en stel een jaarlijkse review in als herinnering om de bezetting te controleren vóór de verlengingsdatum.

Question 24

Kan ik ook de totale kosten per leverancier of per categorie bijhouden?

Accepted Answer

Ja. Tracking Contracts biedt een [spend-analyse](/nl/kennisbank/spend-analyse/)-overzicht waarmee je de gecontracteerde uitgaven per leverancier, categorie en locatie kunt inzien. Dit geeft je een realistisch beeld van de [total cost of ownership](/nl/kennisbank/total-cost-of-ownership/) per contract — inclusief indexaties, bijkomende kosten en eventuele volumeafspraken. Weet je wat je uitgeeft per categorie, dan kun je ook beoordelen of je in aanmerking komt voor een [volumekorting](/nl/kennisbank/volumekorting/) door contracten te bundelen bij één leverancier, of juist of je te afhankelijk bent geworden van één partij.

Question 25

Wanneer moet ik een geheimhoudingsverklaring (NDA) afsluiten?

Accepted Answer

Sluit een [geheimhoudingsverklaring](/nl/kennisbank/geheimhoudingsverklaring/) (NDA) af zodra je vertrouwelijke informatie deelt met een externe partij voordat er een hoofdcontract is getekend — denk aan offertetrajecten, due diligence bij een overname, of het bespreken van een nieuw product met een potentiële leverancier. Een NDA beschermt ook [intellectueel eigendom](/nl/kennisbank/intellectueel-eigendom/) zoals bedrijfsprocessen, klantdata of softwareontwikkeling die je bespreekt met derden. Bewaar je ondertekende NDA's altijd in Tracking Contracts met de verloopdatum: veel NDA's hebben een beperkte looptijd of een geheimhoudingstermijn die na beëindiging nog doorloopt, en ook die einddatum wil je op de radar hebben.

Question 26

Hoe ga ik om met vendor lock-in bij ICT-contracten?

Accepted Answer

[Vendor lock-in](/nl/kennisbank/vendor-lock-in/) bij ICT ontstaat wanneer overstappen naar een andere leverancier zo duur of complex is geworden dat je in de praktijk gebonden blijft, ook als je dat eigenlijk niet wilt. Preventie begint bij het tekenen: zorg dat je contract een [escape-clausule](/nl/kennisbank/escape-clausule/) bevat met een redelijke uitstapvergoeding, dat je rechten op je eigen data en [intellectueel eigendom](/nl/kennisbank/intellectueel-eigendom/) expliciet zijn vastgelegd, en dat er een dataportabiliteitsclausule in staat die de leverancier verplicht je data in een gangbaar formaat aan te leveren bij beëindiging. Registreer ook het aantal softwarelicenties en de integratieafhankelijkheden bij het contract in Tracking Contracts — zo weet je bij verlenging precies hoe complex een overstap zou zijn en kun je dat meenemen in de onderhandeling.

Support & Handleidingen

Veelgestelde Vragen

Registreer een contract en laat het digitaal ondertekenen

Registreer een (getekend) contract

Maak een nieuwe leverancier aan

Maak een nieuwe leverancier aan vanuit contract detail weergave

Maak een user account aan voor een medewerker

Videotutorials

Introductie van Tracking Contracts

Contractregistratie en ondertekening stap voor stap ✍️

Aan de slag met Tracking Contracts