Contracten overdragen als een collega vertrekt

Een stappenplan voor het overdragen van contracten, deadlines en afspraken wanneer een contracteigenaar het bedrijf verlaat, zodat er geen opzegdatum tussen wal en schip valt.

5 min leestijd8stappenBijgewerkt op 6 oktober 2026

1
Begin zodra het vertrek bekend is
Een overdracht die in de laatste werkweek wordt geregeld, wordt een overdracht van bestanden in plaats van kennis. Plan minstens twee gesprekken met de vertrekkende collega: een om de lijst op te stellen en een om per contract de open punten door te lopen. Hoe eerder je begint, hoe meer je nog kunt navragen terwijl degene die de antwoorden kent er nog is.
2
Maak een lijst van alle contracten van deze collega
Vraag niet alleen naar de contracten die al in het systeem staan. Vraag ook naar wat in de eigen mailbox zit, op een persoonlijke schijf, in een bureaula of in een leveranciersportaal waar alleen deze collega op inlogt. Volgens World Commerce & Contracting staat contractdata bij een gemiddelde organisatie verspreid over 24 verschillende systemen (WorldCC, 2025). Een vertrek is precies het moment waarop een deel daarvan voorgoed uit beeld raakt. Alles wat je vindt en nog niet in je contractregister staat, registreer je meteen.
3
Noteer per contract de eerstvolgende deadline
Voor elk contract op de lijst wil je drie datums weten: de einddatum, de uiterste opzegdatum en tussentijdse momenten zoals een prijsherziening of een geplande evaluatie. De opzegdatum is de belangrijkste. Mis je de opzegtermijn bij een contract met stilzwijgende verlenging, dan zit je opnieuw een volle periode vast. Contracten waarvan de opzegdatum binnen drie maanden valt, bespreek je als eerste.
4
Leg vast wat niet in het contract staat
Bij elk contract hoort een voorgeschiedenis: een mondelinge toezegging van de accountmanager, een korting die bij de laatste verlenging is uitonderhandeld, een klacht die nog loopt of het plan om bij de volgende verlenging over te stappen. Daarvan staat bijna niets op papier. Laat de vertrekkende collega dit per contract in een paar zinnen opschrijven als notitie bij het contract, zodat de opvolger niet bij nul begint.
5
Wijs elk contract toe aan een persoon
Geef niet automatisch de hele lijst aan een opvolger als de contracten daar niet om vragen. Een softwarelicentie hoort misschien bij IT, een schoonmaakcontract bij facilitair. Waar het om gaat: elk contract komt op naam van een persoon, niet van een afdeling. Een gedeelde mailbox of "het team" als eigenaar betekent in de praktijk dat niemand zich verantwoordelijk voelt. Heeft de opvolger nog geen toegang, maak dan eerst een gebruikersaccount aan voordat je het overdrachtsgesprek voert.
6
Zet herinneringen over naar de nieuwe eigenaar
Herinneringen in de agenda van de vertrekkende collega verdwijnen op de dag dat het account wordt opgeheven. Controleer daarom per contract of de waarschuwing voor de opzegdatum nu bij de nieuwe eigenaar binnenkomt. Ironclad stelde vast dat 92 procent van de fouten in contractbeheer menselijke fouten zijn (Ironclad, 2025). Een herinnering die in een opgeheven mailbox belandt, is daar een schoolvoorbeeld van.
7
Trek tekenbevoegdheden in en informeer leveranciers
Had de collega een volmacht om namens het bedrijf te tekenen, trek die dan in en laat de inschrijving in het KVK Handelsregister aanpassen als de volmacht daar geregistreerd stond. Zolang dat niet is gebeurd, mogen derden erop blijven vertrouwen. Laat ook leveranciers die deze persoon kennen als contactpersoon of ondertekenaar weten met wie ze voortaan zaken doen. Bij rechtsgeldig vertegenwoordigd lees je wat er misgaat als iemand zonder bevoegdheid blijft tekenen.
8
Loop de lijst na drie maanden nog een keer na
Plan een korte controle drie maanden na het vertrek. Staat elk contract nog op naam van iemand die hier werkt? Zijn er facturen binnengekomen voor contracten die niet op de lijst stonden? Die tweede ronde vangt op wat de eerste heeft gemist, meestal abonnementen die de collega zelf had afgesloten. Het is ook een goed moment voor een eerste leveranciersbeoordeling door de nieuwe eigenaar, die inmiddels een eigen beeld van de leverancier heeft.