De meeste MKB-bedrijven doen in juli en augustus minder omzet, hebben minder overleg en werken met een halve bezetting. Dat wordt meestal gezien als een nadeel. Maar het is ook de enige periode in het jaar waarin je een halve dag kunt vrijmaken zonder dat er iets misgaat.
Gebruik die ruimte om je contracten op te ruimen. Niet om een nieuw systeem in te voeren of beleid te schrijven, maar om simpelweg te kijken wat je hebt, wat je niet meer nodig hebt en wat te duur is geworden. Hieronder staan vier rondes. Samen kosten ze ongeveer vier uur, verspreid over een week. Je kunt ze los uitvoeren en je hoeft er niemand voor te overtuigen.
Waarom dit werkt in de zomer en niet in november
In november zit je midden in de begroting, lopen de meeste verlengingen af en heeft niemand tijd. In juli heb je wel tijd, en belangrijker: je hebt nog ruimte om iets te doen met wat je vindt.
Dat laatste is het punt. De meeste opzegtermijnen liggen tussen de één en drie maanden. Ontdek je in juli dat een contract per 31 december afloopt, dan heb je nog vijf maanden om te heronderhandelen of over te stappen. Ontdek je het in november, dan is de opzegtermijn vaak al verstreken en zit je vast aan een nieuwe termijn.
Ronde 1: alles op één lijst (ongeveer 60 minuten)
Begin niet met opruimen, begin met tellen. Open je bankrekening, filter op terugkerende afschrijvingen van de afgelopen twaalf maanden en schrijf elke leverancier op die meer dan één keer voorkomt. Doe hetzelfde met je creditcardafschriften, want daar staan de softwareabonnementen die niemand heeft geregistreerd.
Verwacht verrassingen. Volgens Loio kan 71% van de bedrijven minstens 10% van hun contracten niet terugvinden op het moment dat ze ernaar zoeken (Loio, Contract Management Statistics & Trends 2026). WorldCC stelde vast dat contractdata bij organisaties gemiddeld over 24 verschillende systemen verspreid ligt (WorldCC, augustus 2025). Bij een MKB-bedrijf zijn dat er geen 24, maar de mailbox van de directeur, een map op de server en de administratie van de boekhouder zijn samen al genoeg om het overzicht te verliezen.
Je hoeft in deze ronde nog niets te beoordelen. Eén lijst met leverancier, bedrag per jaar en de vraag "hebben we hier een getekend contract van?" is voldoende. Dit is de ruwe versie van een contractregister.
Ronde 2: schrappen wat niemand meer gebruikt (ongeveer 90 minuten)
Loop de lijst langs en stel per regel één vraag: wie in dit bedrijf zou het merken als dit morgen stopt?
Als je die persoon niet kunt aanwijzen, heb je waarschijnlijk een ghost licentie te pakken: een abonnement dat doorloopt na een reorganisatie, een vertrokken collega of een overstap naar een ander pakket. Gartner schat dat ongeveer 40% van de SaaS-uitgaven binnen organisaties onbewaakt blijft (Gartner, 2024). Dat is niet allemaal verspilling, maar een deel wel.
Kijk in deze ronde ook naar dubbelingen. Twee tools voor hetzelfde doel, twee schoonmaakbedrijven voor twee vestigingen, drie verschillende leveranciers voor kantoorartikelen. Dat ontstaat vanzelf zodra medewerkers zelf inkopen zonder dat er afspraken over zijn. Het Hackett Group berekende dat 10 tot 20% van de beoogde inkoopbesparingen verdwijnt door aankopen buiten de bestaande contracten om. Voor bedrijven met veel losse leveranciers, zoals in de groothandel, telt dat snel op.
Zet achter elke regel één van de drie: houden, opzeggen, uitzoeken. Meer nuance heb je nu niet nodig.
Ronde 3: opzegdata in de agenda (ongeveer 45 minuten)
Voor alles wat je wilt opzeggen of wilt heroverwegen, zoek je twee data op in het contract: de einddatum en de uiterste opzegdatum. Die tweede staat zelden expliciet in het contract. Je moet hem uitrekenen door de opzegtermijn af te trekken van de einddatum, en daarbij kijken of de termijn tegen het einde van de looptijd geldt of tegen het einde van een kalendermaand.
Zet vervolgens niet de einddatum in je agenda, maar de uiterste opzegdatum min zes weken. Die zes weken zijn je werkruimte: tijd om een alternatief op te vragen, intern af te stemmen en de brief te versturen.
Dit is de stap die het verschil maakt met wat er anders gebeurt. Loio kwam tot de bevinding dat 71% van de contracten na ondertekening nooit meer wordt gecontroleerd op naleving of afwijkingen (Loio, 2026). Contracten verlengen niet omdat iemand daarvoor kiest, maar omdat niemand op tijd keek. Wil je zien hoe een stilzwijgende verlenging juridisch precies werkt en wanneer een leverancier zich er wel of niet op kan beroepen, lees dan onze handleiding over opzeggen.
Loop meteen even door de opzegclausule van je twee grootste contracten. Als daar een termijn van zes maanden of langer in staat, is dat een punt voor de volgende onderhandeling.
Ronde 4: drie contracten tegen de markt houden (ongeveer 60 minuten)
Kies uit je lijst de drie duurste contracten die al twee jaar of langer lopen zonder dat de prijs is besproken. Vraag voor elk daarvan één offerte op bij een alternatieve leverancier. Niet om over te stappen, maar om te weten waar je staat.
Dat is marktconformiteit toetsen, en het is de goedkoopste vorm van besparen die er is. Je hoeft geen aanbesteding te organiseren en je hoeft je huidige leverancier niets te laten merken. Je wilt alleen weten of het verschil 3% is of 25%.
Blijkt het verschil groot, dan heb je in september een concreet gesprek te voeren. In ons stappenplan voor heronderhandelen staat hoe je dat aanpakt zonder de relatie te beschadigen.
Wat het oplevert
Reken het conservatief door voor een bedrijf met 40 lopende contracten en 300.000 euro aan jaarlijkse leveranciersuitgaven:
- Twee abonnementen opgezegd die niemand gebruikte: 4.000 euro per jaar
- Eén contract heronderhandeld na een offertevergelijking, 12% lager: 5.400 euro per jaar
- Eén verlenging die je dit jaar bewust laat lopen in plaats van per ongeluk: 6.000 euro per jaar
Dat is ruim 15.000 euro, tegenover vier uur werk. En het is geen eenmalige opbrengst: de opzegdata staan nu in de agenda, dus volgend jaar begin je niet meer bij nul.
Ter vergelijking: World Commerce & Contracting becijferde dat organisaties gemiddeld 9,2% van hun jaaromzet verliezen door gebrekkig contractbeheer (WorldCC, augustus 2025). Vier uur in de zomer haalt dat percentage niet naar nul, maar het haalt er wel het makkelijkste deel uit.
Wat je hierna niet meer hoeft te doen
Het doel van deze opruimronde is niet dat je hem elk jaar herhaalt. Het doel is dat je hem één keer doet en daarna bijhoudt. Zodra elk contract met leverancier, einddatum, opzegtermijn en eigenaar op één plek staat, verandert het werk van zoeken in controleren.
Dat is het verschil tussen losse contracten en contractportfoliobeheer: niet meer administratie, maar minder. Wil je de lijst uit ronde 1 direct goed vastleggen, dan helpt onze handleiding een nieuw contract registreren je op weg. En zodra alles op één plek staat, kun je er ook echt iets mee: een spend-analyse over je hele leveranciersbestand kost dan geen dagen meer, maar minuten.
Begin met ronde 1. Die kost een uur en levert vrijwel altijd iets op waarvan je niet wist dat het er nog was.