In oktober en november gaat het bij de meeste MKB-bedrijven op dezelfde manier. Iemand opent de realisatie van dit jaar, telt er per kostenpost een paar procent bij op en legt dat voor aan de directie. Er wordt gediscussieerd over personeel en marketing, de rest wordt afgevinkt. Half januari blijkt dan dat de softwarekosten al hoger liggen dan begroot, omdat een licentiecontract per 1 januari is verlengd tegen een nieuw tarief waar niemand aan had gedacht.
Dat is geen rekenfout. Het is een volgordefout. Voor een flink deel van je kosten wordt de begroting niet in november geschreven, maar is hij al geschreven op het moment dat iemand een contract tekende. Wie dat eerst in kaart brengt, begroot sneller en wordt in het nieuwe jaar minder vaak verrast.
Waarom "vorig jaar plus drie procent" misgaat
De methode is niet dom. Voor veel posten werkt hij prima. Maar bij contractkosten mist hij vier dingen die je uit de realisatie van dit jaar niet kunt aflezen:
- Contracten die in de loop van volgend jaar aflopen, waardoor een kostenpost halverwege stopt of juist opnieuw wordt afgesloten tegen een ander tarief.
- Contracten die dit jaar pas halverwege zijn ingegaan, waardoor de realisatie maar een half jaar laat zien van wat volgend jaar een heel jaar kost.
- Indexaties en staffels die op een vaste datum ingaan, los van wat de inflatie gemiddeld doet.
- Minimale afnames waar je aan vastzit, ook als je volgend jaar minder nodig hebt.
Het probleem is dat bijna niemand dit overzicht heeft. Weshare stelde vast dat 95% van de organisaties geen volledig zicht heeft op zijn contractuele verplichtingen (Weshare, 2025). Dan blijft er weinig anders over dan de realisatie van vorig jaar als vertrekpunt te nemen, ook als je weet dat die onvolledig is.
Drie soorten kosten, niet twee
Begrotingen maken meestal onderscheid tussen vaste en variabele kosten. Voor contracten werkt een andere indeling beter, omdat die aansluit bij de vraag die er in de begrotingsvergadering eigenlijk toe doet: waar kunnen we nog iets aan veranderen?
Vastgelegd. Kosten waar je volgend jaar hoe dan ook aan vastzit. Een meerjarencontract dat pas in 2028 afloopt, een huurcontract, een leaseregeling, een afnameverplichting waarbij je een minimumvolume betaalt, of je het nu gebruikt of niet. Hier valt in de begroting niets te kiezen. Je kunt alleen goed rekenen.
Beslisbaar. Contracten die in de loop van volgend jaar aflopen of opzegbaar worden. Hier ligt de echte ruimte, maar alleen tot een bepaalde datum. Na het verstrijken van de opzegtermijn schuift een contract uit deze kolom terug naar de eerste, en bij een stilzwijgende verlenging meestal voor een heel jaar.
Vrij. Uitgaven zonder contract: losse bestellingen, incidentele inhuur, alles wat je per keer beslist. Dit is de kolom waar de begrotingsdiscussie nu meestal over gaat, terwijl hij vaak het kleinst is.
Maak de sortering eens voor een dienstverlener met 25 medewerkers. Kantoorhuur, de leasevloot en twee softwarecontracten met een looptijd tot 2028 komen samen op 310.000 euro: vastgelegd. De telefonie, het boekhoudpakket, de schoonmaak en de IT-beheerder lopen alle vier in 2027 af of zijn opzegbaar, samen 95.000 euro: beslisbaar. Wat overblijft aan inkoop zonder contract is 40.000 euro: vrij. Van de 445.000 euro aan externe kosten is dan zo'n 70% al een gegeven voordat de begrotingsvergadering begint. De discussie hoort te gaan over de 95.000 in het midden.
Wat je per contract moet weten
Om die indeling te maken heb je per contract vijf gegevens nodig. Meer niet.
- De jaarlijkse contractwaarde, niet de totale waarde over de looptijd. Dat is het getal dat in de begroting landt.
- De einddatum, en of het contract daarna stilzwijgend doorloopt.
- De uiterste opzegdatum. Die ligt bij een opzegtermijn van drie maanden en een einddatum op 1 april dus op 1 januari, en daarmee vóór de eerste maandrapportage van het nieuwe jaar.
- Of er een prijsindexatieclausule in staat, en zo ja, per wanneer en op basis van welke index.
- Of er een minimumafname of volumestaffel geldt.
Als je een contractregister bijhoudt, haal je dit er in een uur uit. Heb je dat niet, dan is de begroting een goede aanleiding om ermee te beginnen: de contracten moet je toch openslaan om de kosten goed te krijgen, en wat je nu noteert heb je volgend jaar opnieuw nodig.
Besteed daarbij extra aandacht aan software. Gartner schat dat zo'n 40% van de SaaS-uitgaven in organisaties onbewaakt blijft (Gartner, 2024), onder meer omdat afdelingen zelf abonnementen afsluiten op een creditcard. Die kosten staan wel in je realisatie, maar niet in een contractenoverzicht, en ze worden per gebruiker of per maand verlengd. Dit is ook de plek waar ghost-licenties zich ophopen: plekken voor medewerkers die er niet meer werken, of voor een tool die in maart is vervangen maar nooit is opgezegd.
Opzegdata horen in de begroting, niet alleen in de agenda
Hier zit het deel dat de meeste bedrijven overslaan. Voor elk contract in de kolom beslisbaar hoort bij de begroting een besluit, of op zijn minst een datum waarop het besluit valt.
Een voorbeeld. De IT-beheerder kost 28.000 euro per jaar, het contract loopt tot 1 april 2027 en verlengt daarna stilzwijgend met een jaar. De opzegtermijn is drie maanden. Wil je rond de verlenging iets veranderen, dan moet je uiterlijk op 1 januari hebben opgezegd, en om dat te kunnen doen moet je in november of december al een offerte bij een alternatief hebben opgevraagd. De begrotingsvergadering in november is in de praktijk dus het laatste moment waarop je die keuze nog rustig kunt maken.
Zet daarom in de begroting achter elk beslisbaar contract twee dingen: het bedrag waarmee je rekent als je niets doet, en de datum waarop je moet beslissen. Dan wordt het budget voor die post een voorwaardelijk bedrag in plaats van een aanname, en weet iedereen aan tafel dat er nog iets te doen valt. Hoe je opzegt zonder een termijn te missen, staat in onze handleiding voor het opzeggen van een zakelijk contract. De juiste formulering voor de opzegclausule zelf vind je in het voorbeeld van een opzegclausule.
Indexatie begroot je per contract
Een generieke opslag van drie of vier procent op alle contractkosten is voor de meeste bedrijven te grof. Het ene contract indexeert per 1 januari op de CPI van oktober, het andere per 1 juli op een loonkostenindex, en een derde heeft een cap van 2,5%. Het verschil tussen die drie kan in één jaar oplopen tot meerdere procentpunten.
Loop daarom de indexatieclausules van je tien grootste contracten langs en reken per contract uit wat de verhoging wordt, en per welke datum. Voor de kleinere contracten is een gemiddelde opslag prima. Die combinatie is nauwkeuriger dan een algemene opslag en kost nauwelijks meer tijd. Wat een paar procent indexatie in een sector met lage marges doet, rekenden we eerder door in Indexatie in de groothandel. Hetzelfde mechanisme speelt in elke branche waar de vaste contractkosten groot zijn ten opzichte van de winst.
Wat het oplevert
Volgens Bain & Company bestaat gemiddeld 43% van de totale bedrijfskosten uit externe inkoop. Een groot deel daarvan loopt via contracten. Dat betekent dat een begroting die niet bij de contracten begint, voor bijna de helft van de kosten op een schatting leunt, terwijl de werkelijke getallen gewoon in een la liggen.
Het grootste voordeel is overigens niet de nauwkeurigheid van de begroting zelf. Het is dat de kolom beslisbaar op tafel komt op een moment dat er nog tijd is om iets te doen. Een contract dat je in november bespreekt, kun je in december nog opzeggen of heronderhandelen. Een contract dat je in februari ontdekt, heeft zichzelf dan al een jaar verlengd.
Heb je in de zomer al een opschoonronde door je contractportefeuille gedaan, dan ligt het meeste werk er al: je hebt de lijst, de opzegdata staan in de agenda en de ongebruikte abonnementen zijn weg. De begroting is dan het moment om die lijst om te zetten in getallen. Zo niet, begin dan klein: pak de twintig grootste contracten, noteer de vijf gegevens hierboven en sorteer ze in drie kolommen. Dat is een middag werk, en het maakt de begrotingsvergadering een stuk korter.