Elk jaar in januari of februari komt bij veel MKB-bedrijven dezelfde vraag binnen van de accountant: "Wilt u een overzicht aanleveren van de meerjarige verplichtingen die niet uit de balans blijken, met de looptijd en het bedrag per jaar?" Wie daar geen lijst voor heeft, gaat zoeken. In de mailbox van de directeur, in de map met gescande huurcontracten, in de portal van de leasemaatschappij. Na een paar dagen gaat er een overzicht terug waarvan niemand zeker weet of het compleet is.
Dat zoeken is te voorkomen. De gegevens die de accountant vraagt, zijn precies de gegevens die je voor goed contractbeheer toch al nodig hebt. Wie ze nu verzamelt, heeft in januari een middag werk in plaats van een week.
Waarom de accountant dit vraagt
Een balans laat zien wat een bedrijf bezit en wat het schuldig is op één dag. Wat er niet op staat, zijn verplichtingen die je bent aangegaan maar die pas later tot een betaling leiden. Een huurcontract voor je bedrijfspand dat nog vier jaar loopt, is daar het bekendste voorbeeld van. Volgens artikel 2:381 BW moet de jaarrekening het totaalbedrag van die niet in de balans opgenomen financiële verplichtingen, garanties en voorwaardelijke verplichtingen toelichten. Die plicht geldt ook voor kleine BV's. Hoe uitgebreid de toelichting moet zijn, hangt af van de omvang van je onderneming; dat bepaalt je accountant.
Voor een bank of een investeerder is die toelichting geen formaliteit. Wie een krediet aanvraagt, wil weten of er naast de schulden op de balans nog 400.000 euro aan huur en lease vastligt. Een onvolledige lijst kan in zo'n gesprek lastige vragen opleveren.
Wat er in de lijst hoort
Niet elk contract hoort erin. Een abonnement dat je per maand kunt opzeggen, is geen meerjarige verplichting. Het gaat om afspraken waar je de komende jaren niet zonder kosten vanaf kunt.
| Soort verplichting | Voorbeeld | Waar je het bedrag vindt |
|---|---|---|
| Huur | Huurovereenkomst bedrijfsruimte met nog 4 jaar looptijd | Huurprijs maal resterende maanden tot de eerste opzegmogelijkheid |
| Operationele lease | Leaseauto's, printers, machines | Leasetermijn maal resterende looptijd per object |
| Meerjarige dienstverlening | IT-beheer, schoonmaak, software met vaste looptijd | De jaarlijkse contractwaarde maal resterende jaren |
| Afname | Een afnameverplichting bij een leverancier | Het minimale volume of bedrag dat je moet afnemen |
| Garanties en zekerheden | Een bankgarantie voor de huur, een concerngarantie of borgstelling | Het gegarandeerde bedrag in de akte of garantiebrief |
Twee dingen gaan in de praktijk vaak mis. Ten eerste wordt de looptijd gerekend tot de einddatum, terwijl het contract misschien al eerder opzegbaar is. Wat telt, is wat je minimaal nog moet betalen als je bij de eerstvolgende mogelijkheid opzegt. Een contract met een minimale contractduur tot eind 2028 en daarna een jaarlijkse opzegmogelijkheid is dus een verplichting tot eind 2028, niet tot de einddatum van de laatste verlenging.
Ten tweede worden garanties vergeten. Ze kosten maandelijks niets en staan daarom nergens in de boekhouding. Toch kan een bank er een beroep op doen. Een moedermaatschappij die voor een dochter garant staat bij de verhuurder, heeft een voorwaardelijke verplichting die in de toelichting hoort.
Waar het misgaat: de gegevens zitten verspreid
Het probleem is zelden dat bedrijven niet weten wat een verplichting is. Het probleem is dat de contracten op tien plekken liggen. World Commerce & Contracting stelde vast dat contractgegevens bij organisaties gemiddeld over 24 systemen verspreid zitten (WorldCC, 2025). Bij een MKB-bedrijf zijn dat er minder, maar het patroon is hetzelfde: het huurcontract ligt bij de directeur, de leasecontracten in een portal, de softwarecontracten bij IT en de bankgarantie in een map bij de financiële administratie.
Weshare kwam uit op 95% van de organisaties die geen volledig zicht hebben op hun contractuele verplichtingen (Weshare, 2025). Voor de jaarrekening betekent dat: de lijst wordt elk jaar opnieuw uit losse stukken opgebouwd, en elk jaar kan er iets ontbreken.
Zo bouw je de lijst in vijf stappen
- Begin bij de bankafschriften, niet bij de contracten. Draai een overzicht van alle terugkerende betalingen van de afgelopen twaalf maanden. Elke vaste maandelijkse of jaarlijkse betaling wijst naar een contract. Zo vind je ook de contracten die niemand meer in beeld had.
- Zoek per betaling het contract op. Noteer de ingangsdatum, de einddatum, de opzegtermijn en de eerste datum waarop je kunt opzeggen. Kun je het contract niet vinden, vraag dan een kopie op bij de leverancier. Die heeft het altijd.
- Schrap wat maandelijks opzegbaar is. Wat overblijft, zijn de meerjarige verplichtingen.
- Reken per contract het resterende bedrag uit, verdeeld over het komende jaar, de jaren twee tot en met vijf en daarna. Die indeling sluit aan op hoe accountants de verplichtingen meestal in de toelichting zetten.
- Voeg de garanties en zekerheden toe. Vraag de bank om een overzicht van lopende bankgaranties en zoek op of er borgstellingen of concerngaranties zijn afgegeven.
Leg het resultaat vast in een contractregister, niet in een losse Excel die je in januari mailt en daarna kwijtraakt. Volgend jaar hoef je dan alleen de nieuwe contracten toe te voegen en de afgelopen contracten te verwijderen.
Een rekenvoorbeeld
Neem een technisch installatiebedrijf met 30 medewerkers. Het huurt een bedrijfshal voor 6.000 euro per maand, met een huurcontract dat nog tot eind 2029 loopt. Het least acht bedrijfsbussen voor gemiddeld 750 euro per maand, met nog gemiddeld 26 maanden te gaan. Het heeft een IT-beheercontract van 2.400 euro per maand met een meerjarencontract tot eind 2027. En de bank heeft voor de huur een bankgarantie van 18.000 euro afgegeven.
Per 1 januari 2027 komt dat neer op 216.000 euro aan huur over drie jaar, 156.000 euro aan lease en 28.800 euro aan IT-beheer. Samen ruim 400.000 euro aan verplichtingen, plus een garantie van 18.000 euro. Geen van die bedragen staat op de balans. In de eerste versie van de lijst die dit bedrijf vorig jaar aanleverde, ontbraken het IT-contract en de bankgarantie. Ze kwamen pas boven water toen de accountant de bankafschriften doorliep.
Doe het nu, niet in januari
Er zijn twee redenen om deze lijst in november of december te maken in plaats van wanneer de accountant erom vraagt.
De eerste is tijd. In januari heeft de financiële administratie de jaarafsluiting, de btw-aangifte over het vierde kwartaal en de loonadministratie tegelijk. Een lijst die in december al klaarligt, scheelt in de drukste weken van het jaar dagen werk.
De tweede is belangrijker. Wie in november de looptijden en opzegdata op een rij zet, ziet welke contracten per 1 januari opzegbaar zijn, terwijl daar nog tijd voor is. Dezelfde lijst die de accountant nodig heeft, laat zien welke verplichtingen je nog kunt beëindigen. Dat sluit direct aan op de begroting voor volgend jaar: de vastgelegde kosten in je begroting zijn grotendeels dezelfde posten die in de toelichting op de jaarrekening komen.
En vergeet de bewaarplicht niet. Contracten horen bij je administratie en moet je zeven jaar bewaren. Hoe je dat regelt zonder dat ze op tien plekken liggen, lees je bij contractarchivering. Voor de clausules die het vaakst tot een meerjarige verplichting leiden, kun je de afnameverplichting-template en de minimale-contractduur-template uit onze clausulebibliotheek erbij pakken.
Lees ook: MKB Contractbeheer Statistieken (2026): 28 cijfers over kostenbesparing, risico en AI-adoptie
Wil je de lijst met verplichtingen niet elk jaar opnieuw opbouwen? In Tracking Contracts staan looptijd, opzegdatum en contractwaarde bij elk contract, zodat het overzicht voor je accountant met één export klaar is. Probeer het een maand gratis.
Bronnen
- World Commerce & Contracting (2025): contractgegevens verspreid over gemiddeld 24 systemen
- Weshare (2025): 95% van de organisaties zonder volledig zicht op contractuele verplichtingen
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 381: toelichting op niet in de balans opgenomen verplichtingen