Contractbeheer vs. SharePoint

SharePoint is een uitstekend documentarchief. Contractdeadlines bewaken is iets anders.

Bijgewerkt: 4 maart 2026

Wat SharePoint wél goed doet

Centrale opslag met toegangscontrole

Iedereen werkt vanuit dezelfde omgeving, rechten zijn instelbaar per map, en het integreert goed met de rest van Microsoft 365.

Doorzoekbaar archief

Met de juiste mapstructuur en naamgeving kun je contracten terugvinden. Beter dan losse bestanden op individuele laptops.

Al beschikbaar in Microsoft 365

Als je organisatie al met Microsoft 365 werkt, is SharePoint beschikbaar zonder extra kosten.

Maar dit mist het

SharePoint heeft geen deadline-engine

Je kunt documentwaarschuwingen instellen, maar die sturen een melding als er iets gewijzigd wordt in een map, niet als een opzegtermijn verloopt. Dat zijn twee heel verschillende dingen.

Geen AI-scanning op volledigheid

SharePoint slaat op wat je uploadt. Het controleert niet of de bijlage erbij zit, of de indexatieclausule klopt, of er een AVG-verwerkersovereenkomst ontbreekt.

Vereist handmatige discipline

De structuur werkt alleen als iedereen zich aan de naamgeving houdt, de juiste map gebruikt en metadatavelden invult. In de praktijk doen ze dat niet.

IT-afhankelijkheid

Een goed ingericht SharePoint vereist een IT-beheerder of consultant. Voor MKB-bedrijven is dat een drempel, en dan hebben contracten alsnog geen eigenaar.

Tracking Contracts vs. SharePoint

Functie	Tracking Contracts	SharePoint
Deadline-herinneringen op opzegtermijn	Ja	Nee, alleen documentwijzigingen
AI data-extractie uit PDF	Ja, max. 90 sec.	Nee
Visuele AI compliance check	Ja	Nee
Digitaal ondertekenen	Ja, volledig geïntegreerd	Beperkt, via externe add-on
Contract hiërarchie (raam-/subcontracten)	Ja	Nee
Leveranciersgegevens via KvK API	Instant	Handmatig
Leveranciersbeoordeling	Ja	Nee
Operationeel zonder IT-inrichting	Vandaag nog	Beperkt, vereist inrichting

Hoe het misgaat

Je zet een mappenstructuur op in SharePoint: 'Leveranciers > Schoonmaak > Contracten'. Je uploadt het contract en stelt een documentwaarschuwing in. Zes maanden later krijg je een melding: iemand heeft een nieuwe versie van het contract geüpload. Niet dat de opzegtermijn over zes weken verloopt. Die datum staat in het document zelf. Niemand heeft ernaar gekeken.

Alles wat SharePoint mist, standaard inbegrepen

Tracking Contracts doet wat SharePoint niet kan: deadlines bewaken, AI-checks uitvoeren op volledigheid, en automatisch herinneren, ook als je er zelf niet aan denkt. Geen IT-project, geen consultant. Vandaag operationeel.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande SharePoint-contracten meenemen?+

Ja. Je downloadt de PDF's uit SharePoint en uploadt ze in Tracking Contracts. De AI extraheert de basisgegevens automatisch: looptijd, opzegtermijn, leverancier. Je hoeft niets handmatig over te tikken.

Moeten we dan SharePoint loslaten?+

Niet per se. Sommige klanten gebruiken SharePoint nog als back-uparchief naast Tracking Contracts. Tracking Contracts is het werkende systeem met deadlines en AI. SharePoint is dan alleen nog een extra kopie.

Is er een integratie met Microsoft 365?+

Momenteel niet. Tracking Contracts werkt als zelfstandig systeem. De AI-import vanuit PDF is voor de meeste MKB-bedrijven voldoende om snel operationeel te zijn.

Andere vergelijkingen

Alternatief

Probeer het verschil zelf

Tracking Contracts is binnen 5 minuten live, zonder IT-project. Eerste maand gratis, opzeggen met 1 klik.