Contractbeheer vs. Excel

Zodra een bedrijf meer dan tien inkoopcontracten beheert, schiet Excel tekort: geen automatische deadline-alerts, geen eigenaarschap als iemand vertrekt, en geen AI die controleert of je contractdossier compleet is. Volgens WorldCC lekt bij bedrijven gemiddeld 9,2% van de jaaromzet weg door gebrekkig contractbeheer.

Bijgewerkt: 4 maart 2026

Wat Excel wél goed doet

Vertrouwd en flexibel

Iedereen kan een spreadsheet opzetten. Je bent niet afhankelijk van een extern systeem en je kunt de kolommen inrichten zoals jij wilt.

Geen extra abonnement

Als je Office al hebt, kost Excel je niets extra. Voor een eerste overzicht is het een logische keuze.

Prima voor kleine aantallen

Heb je vijf contracten en ben jij altijd zelf de enige die ermee werkt? Dan werkt Excel redelijk. Totdat je op vakantie gaat.

Maar dit mist het

Excel stuurt geen herinneringen als jij er niet bent

Je kunt een datum invullen, maar Excel doet niets met die datum. Geen alarm, geen e-mail, geen melding. Op vakantie? Ziek? Dan hoort niemand dat een opzegtermijn verloopt.

De contracten zitten niet ín Excel

Je spreadsheet is een lijst met verwijzingen. De PDF's staan ergens op een schijf, in een e-mail, of in een la. Als je een contract snel nodig hebt, ben je alsnog aan het zoeken.

Wie is eigenaar als iemand vertrekt?

Het Excel-bestand staat op de laptop van je office manager. Ze vertrekt. De opvolger weet niet eens dat het bestand bestaat.

Geen controle op volledigheid

Is de bijlage ook meegestuurd? Staat de indexatieclausule erin? Excel weet het niet. Je merkt het pas als het te laat is.

Tracking Contracts vs. Excel

Functie	Tracking Contracts	Excel
Automatische deadline-herinneringen	Ja, ook als je niet ingelogd bent	Nee
AI data-extractie uit PDF	Ja, max. 90 sec. per contract	Nee, handmatig invullen
Visuele AI compliance check	Ja, ontbrekende bijlagen en clausules	Nee
Contractdocumenten opgeslagen in het systeem	Ja	Nee, PDF apart opgeslagen
Digitaal ondertekenen	Ja, volledig geïntegreerd	Nee
Meerdere gebruikers met fijnmazige rechten	Ja, per BV, type, lees/schrijf	Beperkt, iedereen ziet alles
Contract hiërarchie (raam-/subcontracten)	Ja	Nee
Leveranciersbeoordeling	Ja	Nee

Hoe het misgaat

Je gaat twee weken op vakantie in augustus. De opzegtermijn van je schoonmaakcontract loopt af op de 15e. Drie maanden opzegging, dus je had uiterlijk half mei moeten handelen. Excel weet dat niet. Niemand weet dat. Je komt terug en de factuur voor volgend jaar ligt al klaar bij de leverancier. Je bent wettelijk gebonden. Nog een jaar betalen voor een dienst die je allang wilde opzeggen.

Overstappen hoeft geen werk te zijn

Upload je bestaande contracten als PDF. De AI extraheert namen, bedragen, looptijden en opzegtermijnen. Je hoeft niets over te tikken, alleen te controleren. Klanten zijn gemiddeld binnen een middag operationeel.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande Excel-lijst importeren?+

Je kunt contracten één voor één toevoegen via PDF-upload, waarbij de AI de basisdata voor je extraheert. Een directe Excel-import is er nog niet, maar de AI-extractie is sneller dan handmatig overtikken.

We gebruiken Excel al jaren. Is overstappen de moeite?+

Eén gemiste opzegtermijn kost gemiddeld meer dan een heel jaar Tracking Contracts. De meeste klanten verdienen de overstap terug bij de eerste voorkomen stilzwijgende verlenging.

Hebben we IT-hulp nodig om over te stappen?+

Nee. Tracking Contracts werkt volledig in de browser. Geen installatie, geen ERP-koppeling, geen IT-project. Je bent vandaag nog aan de slag.

Andere vergelijkingen

Alternatief

Probeer het verschil zelf

Tracking Contracts is binnen 5 minuten live, zonder IT-project. Eerste maand gratis, opzeggen met 1 klik.