Wat is Distributieovereenkomst?

Het onderscheid tussen distributie en agentuur bepaalt welke regels van toepassing zijn, en het wordt in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Een distributeur koopt producten in, wordt eigenaar en verkoopt door voor eigen rekening en risico. Zijn marge zit in het verschil tussen inkoop- en verkoopprijs. Een handelsagent bemiddelt namens de leverancier, wordt geen eigenaar en ontvangt provisie. Voor agentuur bestaat een wettelijke regeling met dwingend recht, waaronder een klantenvergoeding bij beeindiging. Voor distributie bestaat die wettelijke regeling niet: wat partijen afspreken geldt, aangevuld met de eisen van redelijkheid en billijkheid.

De kern van een distributieovereenkomst zit in vijf onderdelen. Het gebied of marktsegment bepaalt waar de distributeur mag verkopen. De mate van exclusiviteit bepaalt of de leverancier daar zelf ook nog mag leveren of andere distributeurs mag aanstellen. Afname- of omzetverplichtingen leggen vast welk volume de distributeur minimaal realiseert. De prijs- en kortingsstructuur bepaalt de marge. En de beeindigingsbepaling regelt de opzegtermijn en wat er gebeurt met voorraad, garantieverplichtingen en lopende orders.

De Europese mededingingsregels trekken de buitengrenzen. De groepsvrijstelling voor verticale overeenkomsten, Verordening (EU) 2022/720, verklaart afspraken tussen leverancier en distributeur in beginsel toelaatbaar zolang het marktaandeel van beide partijen onder de 30 procent blijft. Enkele afspraken blijven ook dan verboden, zoals het opleggen van vaste of minimale doorverkoopprijzen. Een adviesprijs of een maximumprijs mag wel, mits die in de praktijk niet als vaste prijs wordt afgedwongen. Ook het volledig verbieden van passieve verkoop, waarbij de distributeur reageert op klanten die hem uit eigen beweging benaderen, is in de meeste gevallen niet toegestaan.

Beeindiging is het punt waarop distributieovereenkomsten misgaan. Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd zonder opzegbepaling moet worden opgezegd met een redelijke termijn, en wat redelijk is hangt af van de duur van de relatie, de investeringen die de distributeur heeft gedaan en de mate van afhankelijkheid. Een distributeur die vijftien jaar aan het merk heeft gebouwd, daarvoor een magazijn heeft ingericht en 70 procent van zijn omzet uit dat ene merk haalt, kan bij een opzegging op drie maanden met succes een langere termijn of schadevergoeding vorderen. Een expliciete opzegbepaling voorkomt dat een rechter dat achteraf moet invullen.

Het restvoorraadvraagstuk hoort in dezelfde bepaling thuis. Een distributeur die bij beeindiging nog voor 85.000 euro aan merkproducten in het magazijn heeft liggen, wil weten of de leverancier die terugneemt en tegen welke prijs. Zonder afspraak blijft hij met de voorraad zitten terwijl hij het merk niet meer mag voeren. Een terugkoopclausule tegen inkoopprijs minus een afgesproken afschrijvingspercentage lost dat in twee zinnen op.

Een distributieovereenkomst is vaak het contract met de hoogste omzetwaarde in de portefeuille van een groothandel, en tegelijk het contract dat het langst ongewijzigd blijft liggen. Voorwaarden die tien jaar geleden zijn afgesproken, sluiten zelden nog aan bij de huidige volumes, marges en verkoopkanalen.

World Commerce & Contracting becijfert dat bedrijven gemiddeld 9,2 procent van hun jaaromzet verliezen door gebrekkig contractbeheer. Bij distributiecontracten zit dat verlies zelden in een gemiste opzegtermijn en veel vaker in achterhaalde kortingsstaffels, exclusiviteit waar niets meer tegenover staat en afnameverplichtingen die niet meer bij de markt passen.

De praktische consequentie is dat een distributieovereenkomst een eigen evaluatiedatum verdient, los van de verlengingsdatum. Ook een contract dat gewoon doorloopt, kan jaarlijks marge kosten.