Wat is Consignatievoorraad?

Bij een consignatieregeling plaatst een leverancier zijn producten in het magazijn of de winkelruimte van de afnemer. De afnemer heeft de goederen fysiek tot zijn beschikking maar is nog geen eigenaar. Eigendomsoverdracht vindt pas plaats op het moment van verbruik, doorverkoop of een andere contractueel vastgelegde trigger.

Dit model biedt voordelen aan beide kanten. De afnemer hoeft minder werkkapitaal te binden: hij betaalt pas als hij de goederen daadwerkelijk gebruikt. Er is altijd voorraad beschikbaar zonder dat de balans belast wordt. Dat maakt consignatie aantrekkelijk voor sectoren als horeca, zorg en productie, waar kritische materialen altijd voorhanden moeten zijn maar waarbij het aanleggen van eigen voorraden veel kapitaal vraagt.

De leverancier bereikt met consignatie een sterke positie op de locatie van de afnemer. De producten liggen letterlijk klaar voor gebruik, wat de kans op herhaalaankopen vergroot. Wel draagt de leverancier het eigendomsrisico zolang de goederen niet zijn afgenomen.

Het contract voor consignatie regelt minimaal: wie verantwoordelijk is voor beschadiging of verlies van de consignatievoorraad; hoe en hoe vaak er wordt afgerekend (op basis van verbruiksregistratie, periodieke telling, of geautomatiseerde koppeling); wat de minimale en maximale voorraadniveaus zijn; en hoe de leverancier toegang krijgt tot de locatie voor aanvulling of inventarisatie.

Een belangrijk juridisch punt: bij faillissement van de afnemer mag de leverancier zijn eigendomsvoorbehoud inroepen en de niet-verbruikte consignatievoorraad terugnemen. Dit maakt consignatie aantrekkelijk als de afnemer een hoog kredietrisico heeft.

De administratieve kant is in de praktijk de zwakke plek. Consignatie verschuift de feitelijke voorraadregistratie naar de afnemer terwijl de eigendom bij de leverancier blijft, en zonder discipline lopen die twee administraties uiteen. Ironclad (2025) stelt vast dat 92 procent van de fouten in contractbeheer menselijke fouten zijn, en een handmatig bijgehouden verbruiksregistratie is precies het proces waarin die fouten ontstaan. Een maandelijkse afstemming tussen de telling van de afnemer en de leveringsadministratie van de leverancier is het minimum. Bij consignatievoorraden boven de 50.000 euro verdient een geautomatiseerde koppeling tussen beide systemen zichzelf doorgaans terug.

Consignatie komt bovendien vaak niet voor als los contract, maar als bepaling binnen een bredere distributieovereenkomst of raamovereenkomst. Controleer in dat geval of de consignatiebepalingen bij beeindiging van het hoofdcontract apart zijn geregeld, anders ontstaat er onduidelijkheid over de voorraad die op dat moment nog bij de afnemer ligt.

Consignatie kan de liquiditeitspositie van een bedrijf aanzienlijk verbeteren. In plaats van duizenden euro's te investeren in voorraad die weken of maanden in het magazijn ligt, betaal je pas bij daadwerkelijk verbruik. Tegelijk voorkom je nee-verkopen of productiestilstand door gebrek aan materialen.

Maar consignatie heeft ook valkuilen. Onduidelijke eigendomsregistratie, slechte verbruiksadministratie en gebrekkige contractafspraken leiden tot geschillen over wat er is verbruikt en wat nog van de leverancier is. Een solide consignatiecontract is geen luxe maar een noodzaak.

Volgens World Commerce & Contracting lekt bij het gemiddelde bedrijf 9,2 procent van de jaarlijkse omzet weg door gebrekkig contractbeheer.