Vorige week stelde ik in een MT-vergadering voor om een aanbesteding te starten voor onze schoonmaakdienstverlening. Het huidige contract loopt over zes maanden af, een goed moment om de markt te toetsen. De reactie van de operations manager was voorspelbaar: "Maar we hebben zo'n goede relatie met ze. Wat als ze erachter komen dat we rondkijken? Gaan ze dan nog wel presteren de komende maanden?"
Die reactie ken ik inmiddels uit tientallen bedrijven. Operations en inkoop willen allebei het beste voor de organisatie, maar ze benaderen het vanuit een ander perspectief. Operations denkt in relaties, continuiteit en dagelijkse prestaties. Inkoop denkt in marktprijzen, contractvoorwaarden en besparingsmogelijkheden. Die twee perspectieven hoeven elkaar niet te bijten. Sterker nog: als je ze combineert, krijg je betere contracten.
Waarom operations terugschrikt voor een RFP
De weerstand van operations tegen een offerteaanvraag is begrijpelijk. Ze werken dagelijks met de leverancier. Ze hebben een relatie opgebouwd, kennen de contactpersonen, weten wat ze kunnen verwachten. Een RFP voelt als een dreigement richting die leverancier: we vertrouwen je niet meer.
Daar komen praktische zorgen bij. Wat als de leverancier hoort dat er een aanbesteding loopt en minder zijn best gaat doen? Wat als we wisselen en de nieuwe partij de beloftes niet waarmaakt? Operations draagt het operationele risico en voelt zich kwetsbaar bij verandering.
Die zorgen zijn reeel. Maar ze zijn geen reden om nooit de markt te toetsen. Ze zijn een reden om het zorgvuldig te doen, samen.
Waarom inkoop wil aanbesteden
Inkoop start een RFP niet om de huidige leverancier te pesten. Het gaat om drie dingen:
Marktinzicht. Zonder periodieke vergelijking weet je niet of je nog marktconform betaalt. Prijzen verschuiven, nieuwe aanbieders komen op de markt, technologie verandert. Na drie jaar zonder benchmark heb je geen idee meer waar je staat.
Onderhandelingspositie. Een contract verlengen zonder de markt te toetsen is onderhandelen zonder alternatieven. Dat weet je leverancier ook. Een RFP geeft je de informatie die je nodig hebt om een eerlijk gesprek te voeren, of je nu wisselt of niet.
Verantwoording. Bij 43 procent van de totale bedrijfskosten die naar externe inkoop gaat (Bain & Company), moet je kunnen uitleggen waarom je bij een leverancier blijft. "Het gaat prima" is geen onderbouwing. "We hebben de markt getoetst en deze leverancier scoort het beste op prijs, kwaliteit en service" wel.
Meer cijfers over de impact van gestructureerd inkopen: MKB Contractbeheer Statistieken 2026.
Wat er misgaat als inkoop alleen opereert
Hier zit de kern van het probleem. Als inkoop een inkoopstrategie uitzet zonder operations erbij te betrekken, ontstaat er een kloof. Inkoop onderhandelt een contract met scherpe prijzen en strakke service level agreements. Operations krijgt het resultaat gepresenteerd en herkent zich er niet in. De eisen kloppen niet met de dagelijkse praktijk. De nieuwe leverancier levert iets anders dan wat operations nodig heeft.
Het resultaat: operations gaat om het contract heen werken. Ze bestellen rechtstreeks bij de oude leverancier, of bij een andere partij die ze zelf kennen. Dat is maverick buying, en volgens de Hackett Group gaat 10 tot 20 procent van gerichte inkoopbesparingen op die manier verloren. Niet omdat operations dwars wil liggen, maar omdat ze niet betrokken waren bij de keuze.
Slecht contractbeheer kost organisaties gemiddeld 9,2 procent van de jaarlijkse omzet, blijkt uit onderzoek van World Commerce & Contracting. Een groot deel van dat verlies begint niet bij het contract zelf, maar bij het gebrek aan afstemming tussen de mensen die het contract sluiten en de mensen die ermee moeten werken.
Hoe je operations vanaf dag een betrekt
De oplossing is niet ingewikkeld, maar vraagt discipline. Vijf stappen:
1. Begin samen met de behoeftebepaling
Laat operations formuleren wat ze nodig hebben. Niet inkoop. Operations weet welke eisen er zijn, welke knelpunten het huidige contract heeft en waar de prioriteiten liggen. Inkoop vertaalt dat naar een gestructureerde uitvraag. Lees ook: Offerteaanvraag opstellen als MKB'er.
2. Stel samen de evaluatiecriteria op
Als operations meebeslist over de weging (prijs 40%, kwaliteit 30%, flexibiliteit 30% of een andere verdeling), accepteren ze het resultaat ook. Inkoop brengt marktkennis in, operations brengt operationele kennis in. Gebruik een leveranciersbeoordeling van de huidige leverancier als startpunt.
3. Laat operations meekijken bij leverancierspresentaties
Niets overtuigt meer dan zelf zien wat de markt te bieden heeft. Als operations drie leveranciers hoort presenteren, vormen ze een eigen oordeel. Dat oordeel is vaak genuanceerder dan de aanname dat de huidige leverancier per definitie de beste is.
4. Wees transparant over het doel
Communiceer vooraf of het een benchmarktraject is (de huidige leverancier blijft in beeld) of een volledige vervanging. Dat maakt verschil voor zowel operations als de leveranciers. Eerlijkheid voorkomt wantrouwen.
5. Leg de rolverdeling vast in je inkoopbeleid
Formaliseer wie wat doet bij een aanbesteding. Als het in je inkoopbeleid staat dat operations betrokken wordt bij strategische inkoop, hoef je het niet elke keer opnieuw te bepleiten. Het is dan gewoon hoe je werkt.
Hoe ga je om met de bestaande leverancier?
De angst van operations dat een leverancier boos reageert op een RFP is begrijpelijk, maar zelden terecht. Professionele leveranciers weten dat aanbestedingen bij het zakendoen horen. Ze verwachten het zelfs, zeker bij contracten die meerdere jaren lopen.
Sterker nog: als een leverancier slecht reageert op het bericht dat je de markt gaat toetsen, is dat op zichzelf waardevolle informatie. Een leverancier die transparantie niet aankan, is geen leverancier waar je afhankelijk van wilt zijn.
Communiceer helder:
- Tijdig. Vertel de leverancier ruim van tevoren dat je een marktconsultatie gaat doen. Niet op het laatste moment.
- Eerlijk. Leg uit dat het standaardbeleid is, niet een reactie op slechte prestaties.
- Inclusief. Nodig de bestaande leverancier uit om ook mee te doen aan de RFP. Dat is eerlijk en geeft ze de kans om hun positie te bevestigen.
Een leverancier die weet dat je periodiek de markt toetst, blijft scherp. Dat is geen bedreiging voor de relatie. Dat is gezond zakendoen.
Het resultaat: betere contracten, sterkere relaties
Als inkoop en operations samenwerken aan een aanbesteding, gebeuren er drie dingen.
Ten eerste: het contract sluit aan bij de operationele werkelijkheid. Geen theoretische afspraken die in de praktijk niet werken, maar voorwaarden die getoetst zijn door de mensen die ermee moeten werken.
Ten tweede: de leveranciersselectie is beter onderbouwd. Je kiest niet alleen op prijs, maar op een gewogen score die zowel financiele als operationele criteria bevat. Gestructureerde inkoop levert volgens Bain & Company een initieel kostenvoordeel van 8 tot 12 procent op, met 2 tot 3 procent extra besparing per jaar daarna.
Ten derde: er is draagvlak. Operations heeft meebeslist en staat achter het resultaat. Dat voorkomt sabotage, maverick buying en de frustratie die ontstaat als een afdeling het gevoel heeft dat er over hun hoofd heen wordt beslist.
De spanning tussen inkoop en operations bij een RFP is niet onvermijdelijk. Het is een symptoom van gebrekkige samenwerking. Los die samenwerking op, en de spanning verdwijnt.
Lees ook: Inkoop onder controle: grip op je leveranciers
Bronnen
- Bain & Company - Procurement Excellence - onderzoek naar kostenbesparingen door gestructureerd inkoopbeleid
- World Commerce & Contracting - Benchmark Report - data over contractlekkage en omzetverlies bij organisaties
- Hackett Group - Procurement Advisory - onderzoek naar maverick buying en inkoopeffectiviteit
- PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden - richtlijnen en handreikingen voor professioneel inkopen