Contractbeheer vs. Google Drive

Google Drive is handig om bestanden te delen. Contractdeadlines bewaken doet het niet.

Bijgewerkt: 4 maart 2026

Wat Google Drive wél goed doet

Overal toegankelijk

Vanuit elke browser, op elk apparaat. Ideaal als je team op meerdere locaties werkt.

Eenvoudig delen

Een link sturen is genoeg. Geen VPN, geen gedoe met toegangsrechten.

Gratis voor kleine teams

Met een gratis Google-account heb je 15 GB opslag. Voor een handvol contracten is dat meer dan genoeg.

Maar dit mist het

Geen deadline-engine

Google Drive weet niet dat een bestand een contract is met een opzegtermijn. Het slaat op — niet meer.

Delen betekent geen controle

Als je een contract deelt met iedereen in het team, verlies je het overzicht wie er toegang heeft. Oud-medewerkers, externe partijen — de link circuleert.

Geen eigenaarschap na personeelswisseling

Contracten staan in het account van degene die ze heeft opgeslagen. Als diegene vertrekt, ben je afhankelijk van overdracht — die er in het MKB zelden is.

Structuur vereist discipline

Een goede mappenstructuur werkt alleen als iedereen hem gebruikt. De praktijk is anders: downloads, 'Mijn Drive', 'Gedeeld met mij' — en zoeken maar.

Tracking Contracts vs. Google Drive

Functie	Tracking Contracts	Google Drive
Automatische deadline-herinneringen	Ja	Nee
AI data-extractie uit PDF	Ja — max. 90 sec.	Nee
Visuele AI compliance check	Ja	Nee
Contracteigenaarschap	Ja — fijnmazig per type	Beperkt — per bestand
Digitaal ondertekenen	Ja	Nee
Contract hiërarchie	Ja	Nee
Leveranciersbeoordeling	Ja	Nee
Werkt zonder mappenstructuur	Ja	Nee

Hoe het misgaat

Het contract staat in de 'Contracten 2023' map in Google Drive, gedeeld met het hele team. Niemand heeft er sindsdien naar gekeken. Drie jaar later zoek je iets op en je ziet dat de automatische verlengingsdatum al een jaar geleden is verstreken. Je hebt dus automatisch verlengd zonder het te weten. En het jaar erna ook.

Van bestandsbeheer naar contractbeheer

Tracking Contracts is gebouwd voor contracten, niet voor bestanden in het algemeen. Deadlines worden bewaakt, eigenaarschap is altijd duidelijk, en AI controleert of je contractdossier compleet is. Geen mappenstructuur nodig — het systeem doet het voor je.

Veelgestelde vragen

Kan ik contracten vanuit Google Drive importeren?+

Ja. Download de PDF's uit Google Drive en upload ze in Tracking Contracts. De AI extraheert automatisch de basisgegevens — looptijd, opzegtermijn, leverancier. Je hoeft niets handmatig in te vullen.

We gebruiken Google Workspace — is er een koppeling?+

Momenteel niet. Tracking Contracts werkt als zelfstandig systeem naast Google Workspace. De meeste klanten importeren hun contracten in een halve dag en zijn dan volledig operationeel.

Is mijn data veilig bij Tracking Contracts?+

Ja. Tracking Contracts gebruikt MFA en dubbele encryptie. Data staat op EU-servers en voldoet aan de AVG. Alleen jouw geautoriseerde gebruikers hebben toegang.

Klaar om de controle terug te pakken?

Probeer Tracking Contracts een maand gratis. Geen verplichtingen, 2 herinneringen voor het einde van de proefperiode.