Contractbeheer vs. Excel
Excel is goed in veel dingen. Contractdeadlines bewaken terwijl jij op vakantie bent is er niet één van.
Bijgewerkt: 4 maart 2026
Wat Excel wél goed doet
Vertrouwd en flexibel
Iedereen kan een spreadsheet opzetten. Je bent niet afhankelijk van een extern systeem en je kunt de kolommen inrichten zoals jij wilt.
Geen extra abonnement
Als je Office al hebt, kost Excel je niets extra. Voor een eerste overzicht is het een logische keuze.
Prima voor kleine aantallen
Heb je vijf contracten en ben jij altijd zelf de enige die ermee werkt? Dan werkt Excel redelijk. Totdat je op vakantie gaat.
Maar dit mist het
Excel stuurt geen herinneringen als jij er niet bent
Je kunt een datum invullen, maar Excel doet niets met die datum. Geen alarm, geen e-mail, geen melding. Op vakantie? Ziek? Dan hoort niemand dat een opzegtermijn verloopt.
De contracten zitten niet ín Excel
Je spreadsheet is een lijst met verwijzingen. De PDF's staan ergens op een schijf, in een e-mail, of in een la. Als je een contract snel nodig hebt, ben je alsnog aan het zoeken.
Wie is eigenaar als iemand vertrekt?
Het Excel-bestand staat op de laptop van je office manager. Ze vertrekt. De opvolger weet niet eens dat het bestand bestaat.
Geen controle op volledigheid
Is de bijlage ook meegestuurd? Staat de indexatieclausule erin? Excel weet het niet. Je merkt het pas als het te laat is.
Tracking Contracts vs. Excel
| Functie | Tracking Contracts | Excel |
|---|---|---|
| Automatische deadline-herinneringen | Ja — ook als je niet ingelogd bent | Nee |
| AI data-extractie uit PDF | Ja — max. 90 sec. per contract | Nee — handmatig invullen |
| Visuele AI compliance check | Ja — ontbrekende bijlagen en clausules | Nee |
| Contractdocumenten opgeslagen in het systeem | Ja | Nee — PDF apart opgeslagen |
| Digitaal ondertekenen | Ja — volledig geïntegreerd | Nee |
| Meerdere gebruikers met fijnmazige rechten | Ja — per BV, type, lees/schrijf | Beperkt — iedereen ziet alles |
| Contract hiërarchie (raam-/subcontracten) | Ja | Nee |
| Leveranciersbeoordeling | Ja | Nee |
Hoe het misgaat
Je gaat twee weken op vakantie in augustus. De opzegtermijn van je schoonmaakcontract loopt af op de 15e — drie maanden opzegging, dus je had uiterlijk half mei moeten handelen. Excel weet dat niet. Niemand weet dat. Je komt terug en de factuur voor volgend jaar ligt al klaar bij de leverancier. Je bent wettelijk gebonden. Nog een jaar betalen voor een dienst die je allang wilde opzeggen.
Overstappen hoeft geen werk te zijn
Upload je bestaande contracten als PDF. De AI extraheert namen, bedragen, looptijden en opzegtermijnen — je hoeft niets over te tikken, alleen te controleren. Klanten zijn gemiddeld binnen een middag operationeel.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande Excel-lijst importeren?+
We gebruiken Excel al jaren — is overstappen de moeite?+
Hebben we IT-hulp nodig om over te stappen?+
Klaar om de controle terug te pakken?
Probeer Tracking Contracts een maand gratis. Geen verplichtingen, 2 herinneringen voor het einde van de proefperiode.