Inkoopcontrole: checklist voor nieuwe leveranciers

    Gebruik deze checklist bij het aannemen van een nieuwe leverancier. Controleer referenties, contractvoorwaarden en financiele stabiliteit voordat je tekent.

    4 min leestijd7stappenBijgewerkt op 23 maart 2026
    1. 1

      Controleer de KvK-registratie van de leverancier

      Zoek de leverancier op in het KvK Handelsregister. Controleer of het bedrijf actief is, wie de bestuurders zijn en of er bijzonderheden staan geregistreerd. Een KvK-check kost vijf minuten en voorkomt dat je zaken doet met een partij die niet bestaat of niet bevoegd is.

    2. 2

      Vraag minimaal twee referenties op

      Vraag de leverancier om namen en contactgegevens van twee bestaande klanten in een vergelijkbare branche of omvang. Bel die referenties en vraag concreet naar leveringsbetrouwbaarheid, communicatie en hoe de leverancier omgaat met problemen. Een leverancier die geen referenties kan geven, is een risico.

    3. 3

      Vergelijk het aanbod met minimaal een concurrent

      Vraag voor dezelfde scope een offerte op bij ten minste een andere leverancier. Dit geeft je een referentiepunt voor prijs, voorwaarden en levertijd. Zonder vergelijking weet je niet of het aanbod marktconform is. Zeker boven je [inkoopdrempel](/nl/kennisbank/inkoopdrempel/) is dit een noodzakelijke stap.

    4. 4

      Controleer de betalingsvoorwaarden en opzegtermijn in het contract

      Lees het contract op drie punten: betalingstermijn (30 dagen is standaard, korter is een onderhandelingspunt), opzegtermijn (hoe lang zit je vast als je wilt stoppen?) en automatische verlenging (voorkom dat je ongemerkt verlengd wordt). Volgens CIPS wijkt tot 80 procent van de facturen af van het oorspronkelijke contract. Controleer dus vooraf wat je tekent.

    5. 5

      Verifieer of de leverancier relevante certificeringen heeft

      Afhankelijk van de sector en dienst: vraag naar ISO-certificering, VCA (veiligheid), HACCP (voedsel), NEN-normen of branchespecifieke keurmerken. Certificeringen zijn geen garantie voor kwaliteit, maar het ontbreken ervan bij een leverancier in een gereguleerde sector is een waarschuwingssignaal.

    6. 6

      Leg het contract vast in je contractbeheersysteem

      Registreer het nieuwe contract met de juiste einddatum, opzegtermijn en verantwoordelijke persoon. Stel automatische herinneringen in voor de uiterste opzegdatum. Een contract dat niet is geregistreerd, is een contract dat niemand bewaakt.

    7. 7

      Plan de eerste evaluatie na drie maanden

      Stel een herinnering in om de leverancier na drie maanden te evalueren op de afgesproken criteria: levertijd, kwaliteit, communicatie en facturatiecorrectheid. Vroegtijdig evalueren geeft je de mogelijkheid om problemen te signaleren voordat ze structureel worden. Gebruik de uitkomst als basis voor je [leveranciersbeoordeling](/nl/kennisbank/leveranciersbeoordeling/).

    Alles duidelijk? Start dan direct.

    Je eerste contract staat er binnen 5 minuten in. AI extraheert de data, jij controleert alleen nog.

    Start gratis maand