Wat is Vendor lock-in?

Vendor lock-in ontstaat vaak geleidelijk en onbewust. Je begint met een aantrekkelijke prijs, integreert de oplossing in je bedrijfsprocessen, laat je medewerkers er op trainen, slaat je data er in op en bouwt er workflows omheen. Na twee of drie jaar zijn de overstapkosten zo hoog geworden dat de leverancier dit weet en er gebruik van maakt bij de volgende verlenging.

Er zijn drie vormen die het meest voorkomen. Technische lock-in: je data staat in een eigen formaat dat niet zomaar te exporteren is, of de systemen zijn zo specifiek geconfigureerd dat migratie maanden werk is. Financiele lock-in: je hebt geïnvesteerd in training, integraties en maatwerk, en die investering vervalt als je overstapt. Contractuele lock-in: lange minimumlooptijden, hoge opzeggingsboetes of automatische verlengingen die je vasthouden.

In de hospitality sector is lock-in bij PMS-systemen een bekend probleem. Hotelmanagementsoftware is diep geïntegreerd in reserveringen, facturering en rapportage. Overstappen kost doorgaans minimaal drie tot zes maanden voorbereiding en aanzienlijke implementatiekosten, waardoor hoteliers jarenlang bij een leverancier blijven die inmiddels niet meer de beste prijs biedt.

De beste bescherming begint al bij het sluiten van het contract: vraag naar exportmogelijkheden van je data, beperk de minimumlooptijd, vermijd diep maatwerk dat je aan de leverancier bindt en zorg voor een helder exitplan.