Wat is de uiterste opzegdatum?

Een contract noemt meestal twee gegevens: een einddatum of verlengingsdatum en een opzegtermijn. De uiterste opzegdatum is de combinatie van die twee. Loopt een schoonmaakcontract tot en met 31 maart en geldt een opzegtermijn van drie maanden, dan moet de opzegging uiterlijk op 31 december bij de leverancier zijn. Wie op 2 januari opzegt, is te laat, ook al ligt de einddatum dan nog bijna drie maanden in de toekomst.

Het moment dat telt is de ontvangst, niet de verzending. Een opzegging is een verklaring die pas werkt als zij de leverancier heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Een brief die je op de laatste dag op de post doet, komt dus te laat aan. Reken daarom een paar werkdagen marge in en kies een kanaal waarmee je de ontvangst kunt aantonen, zoals aangetekende post of een e-mail waarop de leverancier de ontvangst bevestigt. Schrijft het contract een bepaalde vorm voor, bijvoorbeeld opzegging via een klantportaal, dan geldt die vorm.

Let ook op hoe het contract de termijn formuleert. Een termijn in maanden reken je anders dan een termijn in dagen, en sommige contracten staan opzegging alleen toe tegen het einde van een kalendermaand of kwartaal, waardoor de datum nog eerder valt. Valt de uiterste opzegdatum in een weekend of op een feestdag, ga er dan niet van uit dat je een werkdag extra krijgt. Een contractuele termijn schuift niet zonder meer op, dus zeg op de laatste werkdag ervoor op.

Bij een contract met stilzwijgende verlenging ontstaat na elke verlenging een nieuwe uiterste opzegdatum. Die kan afwijken van de eerste, omdat veel contracten na de eerste looptijd een kortere verlengingsperiode of een andere opzegtermijn hanteren. Een datum die je ooit eenmalig in een agenda hebt gezet, klopt na de eerste verlenging dus vaak niet meer.

Neem een groothandel met drie contracten die alle drie op 31 december 2027 eindigen. Het leasecontract voor de heftrucks heeft een opzegtermijn van zes maanden, het onderhoudscontract voor de koelinstallatie drie maanden en het abonnement op het magazijnsysteem een maand.

De uiterste opzegdatums zijn dan 30 juni, 30 september en 30 november 2027. Wie in november besluit om alle drie de contracten opnieuw uit te besteden, kan alleen het abonnement nog op tijd beëindigen. De heftrucks en de koelinstallatie lopen door, bij stilzwijgende verlenging vaak een jaar of langer.

Dezelfde einddatum betekent dus niet hetzelfde beslismoment. Een overzicht dat op einddatum sorteert, zet deze drie contracten naast elkaar, terwijl er vijf maanden tussen de eerste en de laatste deadline zitten.

Bijna elk contractoverzicht heeft een kolom met de einddatum. Veel minder overzichten hebben een kolom met de uiterste opzegdatum, terwijl dat de enige datum is waarop je nog vrij kunt beslissen. Is die datum voorbij, dan blijft alleen onderhandelen vanuit een zwakke positie over, of een jaar langer betalen.

Het uitrekenen gaat vaak mis op kleine dingen: een opzegtermijn die in de algemene voorwaarden staat in plaats van in het contract, een verlengingsperiode die korter is dan de eerste looptijd, of een spreadsheet waarin iemand de einddatum heeft aangepast maar de opzegdatum niet. Volgens Ironclad (2025) is 92 procent van de fouten in contractbeheer een menselijke fout. Een berekende datum die bij elke verlenging automatisch meeverschuift, haalt het grootste deel van die fouten weg.