Wat is TCO (Total Cost of Ownership)?

De aanschafprijs is zelden de enige kostenpost. TCO-analyse brengt alle kosten in kaart die over de hele gebruiksperiode worden gemaakt. Voor een investering in bedrijfssoftware bestaan die naast de licentiekosten ook uit implementatie en migratie, training van medewerkers, maandelijkse abonnementskosten, integraties met andere systemen, support en beheer, en uiteindelijk migratie naar een opvolger.

Voor hardware en apparatuur komen andere componenten bij: energieverbruik, onderhoud en reparatie, reserveonderdelen en afvoerkosten aan het einde van de levensduur.

Een klassiek voorbeeld is een goedkope printer tegenover een duurdere: de goedkopere heeft vaak hogere inktkosten per pagina, een hogere storingsfrequentie en een kortere levensduur. Over vijf jaar kan de duurdere printer de goedkoopste optie zijn. Hetzelfde principe geldt voor softwarepakketten, installaties en dienstverleningscontracten.

TCO-analyse is ook nuttig bij het vergelijken van offertes. Twee leveranciers die hetzelfde lijken te bieden, kunnen een sterk uiteenlopende TCO hebben als de een veel hogere trainingskosten of een hogere jaarlijkse verlenging rekent. Alleen op aanschafprijs vergelijken leidt regelmatig tot de verkeerde keuze.

Voor bedrijven in de hospitality sector is TCO relevant bij aanschaf van keukenapparatuur, PMS-systemen, laundry-installaties en kassasystemen. De aanschafprijs is het topje van de ijsberg.