Wat is Stilzwijgende verlenging?

De meeste zakelijke contracten bevatten een verlengingsclausule die bepaalt wat er gebeurt als het contract afloopt zonder dat iemand actie onderneemt. Doorgaans staat er iets als: "Indien het contract niet tijdig wordt opgezegd, wordt het automatisch verlengd met een periode gelijk aan de oorspronkelijke looptijd."

Het principe klinkt eenvoudig, maar de uitvoering is de valkuil. Stel: je hebt een beveiligingscontract van €4.800 per jaar, met een looptijd van één jaar en een opzegtermijn van drie maanden. Je einddatum is 1 november. Dat betekent dat je uiterlijk 1 augustus moet opzeggen. Mis je die datum, zelfs maar één dag, dan zit je voor nog een jaar vast.

Leveranciers zijn gebaat bij stilzwijgende verlengingen. Ze bieden zekerheid over inkomsten en verleggen de verantwoordelijkheid volledig naar de afnemer. Jij bent degene die bij moet houden wanneer welk contract afloopt en wanneer de uiterste opzegdatum valt, ook als je er twintig tegelijk hebt.

Voor bedrijven in de horeca is dit een bijzonder hardnekkig probleem. Schoonmaakcontracten, linnengoed, HVAC-onderhoud, kassasystemen, PMS-software, leverancierscontracten voor food & beverage: elk heeft zijn eigen einddatum en opzegtermijn. Zonder gestructureerd overzicht is een gemiste verlenging geen uitzondering, maar regel.

Het probleem schuilt niet in de stilzwijgende verlenging zelf, maar in het ontbreken van een systeem dat je tijdig waarschuwt. Een spreadsheet die niet is bijgewerkt of een agenda-afspraak die je over het hoofd ziet, kost je gemiddeld een volledig contractjaar aan ongewenste uitgaven.