Wat is Spend analyse?

Een spend analyse begint bij de data: alle facturen en betalingen over een bepaalde periode, gewoonlijk het vorige boekjaar. Die data wordt geordend per leverancier (hoeveel betaal je aan wie?), per categorie (hoeveel gaat er naar schoonmaak, IT, onderhoud, F&B?) en per afdeling of locatie als dat relevant is.

De eerste stap is het verzamelen van de data, wat bij bedrijven zonder centraal inkoopsysteem meer tijd kost dan verwacht. Facturen staan in de boekhoudsoftware, contracten staan bij de afdelingen en creditcarduitgaven staan op een andere plek. Een spend analyse dwingt je om die informatie samen te brengen.

Eenmaal verzameld, gaat de analyse in op een aantal vragen. Welke leveranciers zijn de grootste? Zijn er categorieën waar meerdere leveranciers worden gebruikt voor dezelfde dienst, en is consolidatie mogelijk? Zijn er uitgaven die niet door een contract worden gedekt? Zijn er leveranciers met wie je al jaren werkt maar die je nooit serieus hebt heronderhandeld?

Een spend analyse is geen eenmalige oefening maar een jaarlijkse routine, waarbij je elk jaar de nieuwe data naast de vorige legt en bekijkt welke uitgaven zijn gestegen, welke leveranciers meer zijn gaan kosten en waar de budgetafwijkingen zitten.

Voor MKB-bedrijven is een spend analyse ook een gespreksinstrument voor het managementoverleg: het maakt inzichtelijk waar het geld naartoe gaat en waar de besparingskansen liggen.