Wat is RFP / RFQ (offerteaanvraag)?

Het verschil tussen een RFP en een RFQ zit in het type vraag dat je stelt. Bij een RFQ weet je precies wat je wil: 200 liter desinfectiemiddel, type X, geleverd voor datum Y. Je vraagt alleen de prijs op. Leveranciers hoeven niet na te denken over de invulling; ze geven alleen een tarief.

Bij een RFP is de behoefte duidelijk maar de oplossing nog open: je weet dat je een nieuw reserveringssysteem nodig hebt, maar je vraagt leveranciers hoe ze dat zouden invullen, welke aanpak ze hanteren, welke referenties ze hebben en wat het kost. Je beoordeelt niet alleen op prijs, maar ook op plan en fit.

De waarde van beide methoden zit in het gestructureerd uitvragen. Door meerdere leveranciers tegelijk te benaderen met dezelfde vragen, kun je aanbiedingen objectief naast elkaar leggen. Je voorkomt dat je appels met peren vergelijkt en dat je onbewust de meest vertrouwde leverancier kiest zonder te weten of die de beste prijs biedt.

Voor MKB-bedrijven hoeft een RFP of RFQ niet bureaucratisch te zijn. Zelfs een eenvoudig document met drie tot vijf vragen, gestuurd naar drie leveranciers, geeft al bruikbare marktinformatie. Voor grotere aanschaffingen of meerjarige contracten is een formeler proces de moeite waard.

In de hospitality sector is dit relevant bij aanschaf van een PMS-systeem, uitbesteding van schoonmaak of catering en bij grote inkoopcontracten voor food & beverage.