Wat is Reclamatie?

De reclamatie, in wettelijke termen de klachtplicht, is geregeld in artikel 6:89 BW en artikel 7:23 BW. De wettelijke regel is eenvoudig maar streng: een koper die een gebrek ontdekt, moet hierover binnen bekwame tijd klagen. Doet hij dat niet, dan verliest hij alle rechten ter zake van het gebrek.

De term 'bekwame tijd' is niet nader omschreven in de wet. In vaste rechtspraak is bepaald dat dit afhangt van de omstandigheden. Bij consumentenkoop geldt een beschermde minimumtermijn: klachten binnen twee maanden na ontdekking zijn altijd tijdig. In B2B-transacties is de norm strenger: klachten moeten doorgaans binnen enkele weken na ontdekking worden ingediend.

Veel contracten en algemene voorwaarden bevatten een contractuele reclamatietermijn: bijv. acht dagen na ontvangst voor zichtbare gebreken, of veertien dagen na ontdekking voor verborgen gebreken. In B2B-relaties kunnen kortere termijnen geldig worden overeengekomen. Let bij ondertekening dan ook goed op de reclamatietermijn in de AV van de leverancier.

Een reclamatie moet voldoende specifiek zijn: de koper moet het gebrek omschrijven, de datum van ontdekking vermelden, en aangeven welk rechtsmiddel hij inroept (herstel, vervanging, of schadevergoeding). Een vage melding als 'het werkt niet goed' is mogelijk onvoldoende als reclamatie in juridische zin.

In de praktijk wordt de reclamatietermijn vaak over het hoofd gezien. Bedrijven ontdekken een gebrek, bespreken het intern, en dienen pas weken later een klacht in. Als de contractuele of wettelijke termijn dan al verlopen is, heeft de leverancier een sterk verweer.

De klachtplicht is een van de meest onderschatte valkuilen in het zakelijk recht. Een op het oog ernstige tekortkoming kan niet-afdwingbaar worden als de benadeelde partij niet tijdig heeft gereclameerd. Dit geldt ook voor professionele partijen in B2B-relaties.

Voor MKB-bedrijven betekent dit concreet: zodra je een gebrek constateert, neem dan direct actie. Meld het schriftelijk aan de leverancier, beschrijf het gebrek specifiek, en bewaar het bewijs van verzending. Een te late melding kan het verschil zijn tussen een afdwingbare claim en een verloren recht.