Wat is Pro forma opzegging?

De kern van een pro forma opzegging zit in de timing. Stel dat een contract afloopt over vier maanden en je een opzegtermijn van drie maanden hebt. Als je nu niet opzegt, zit je straks voor nog een jaar vast, ook al wil je de voorwaarden heronderhandelen. Een pro forma opzegging activeert de termijn, zodat je de optie open houdt om te vertrekken als de onderhandelingen mislukken.

Sommige bedrijven sturen standaard een pro forma opzegging zodra de herinneringsperiode begint, ook als ze prima tevreden zijn over de leverancier. Dit geeft hen de regie: verlenging is dan altijd een bewuste keuze, nooit een automatisme.

Belangrijk is dat een pro forma opzegging juridisch een gewone opzegging is. Als de leverancier de opzegging accepteert en geen vervolgcontract wenst af te sluiten, eindigt het contract op de opgezegde datum. Stuur pro forma opzeggingen dus altijd met een begeleidende communicatie die de intentie verduidelijkt: je wilt doorgaan, maar wilt niet het risico lopen vast te zitten.

Niet alle leveranciers accepteren dit soepel. Sommige leveranciers beschouwen een opzegging als definitief en starten direct met het afbouwen van de dienstverlening. Wees hier duidelijk over in de begeleidende communicatie.

Een alternatief is een contractuele conditionally renewed subject to negotiation clausule, maar die moet je dan bij het afsluiten al onderhandelen.