Wat is Open book contractering?

Open book contractering is de tegenhanger van het traditionele model waarbij de leverancier een vaste prijs noemt en de afnemer niet weet hoe die prijs is opgebouwd. Bij open book zijn de kaarten op tafel: de leverancier toont zijn inkoopkosten, loonkosten en vaste overheadopslag, en de marge is een afgesproken percentage.

Dit model werkt bijzonder goed bij diensten met variabele kostencomponenten, zoals schoonmaak, catering, facilitaire dienstverlening en technisch onderhoud. Als de kosten van schoonmaakmiddelen stijgen, zie je dat in de boeken en betaal je meer. Als de kosten dalen, betaal je minder. Je deelt in de schommelingen, in beide richtingen.

Open book contractering vereist vertrouwen en praktische afspraken over welke informatie zichtbaar is, wie de boeken mag controleren, hoe vaak de kostprijsberekening wordt herzien en welke margeafspraak geldt.

Een aandachtspunt: open book werkt alleen als je de informatie ook kunt interpreteren. Niet elke MKB-ondernemer heeft de kennis om een kostprijscalculatie van een facilitair bedrijf te doorgronden. Een externe adviseur of inkoopconsultant kan helpen bij het beoordelen van de gegevens.

De combinatie van open book contractering met een bonus-malusregeling op basis van kwaliteitsindicatoren is een krachtig instrument voor langdurige uitbestedingscontracten.