Wat is Nacalculatie?

Nacalculatie, ook wel regie of "time and materials" genoemd, is het tegenovergestelde van een vaste prijs. Bij een vaste prijs draagt de leverancier het risico: als het werk duurder uitvalt, is dat zijn probleem. Bij nacalculatie draagt de opdrachtgever het risico: als het werk duurder uitvalt, betaalt hij de meerkosten.

Het model is logisch wanneer de scope vooraf niet goed te bepalen is. Bij een verbouwing van een bedrijfspand kun je bij het openen van een muur onvoorziene constructieve problemen tegenkomen. Bij een IT-implementatie kan de integratie met bestaande systemen complexer blijken dan ingeschat. In die gevallen is een vaste prijs ofwel te hoog (omdat de leverancier een risico-opslag berekent) ofwel onrealistisch (omdat de leverancier het werk niet kan afronden binnen het budget).

De risico's van nacalculatie zitten aan de kant van de opdrachtgever. Zonder controle-mechanismen kan een project dat begroot was op 80.000 euro uitlopen naar 130.000 euro zonder dat je daar tijdig zicht op hebt. Een aannemer die werkt op nacalculatie heeft, als het cynisch wordt bekeken, een prikkel om meer uren te schrijven en duurdere materialen te gebruiken.

Daarom zijn contractuele waarborgen essentieel. Een goed nacalculatiecontract bevat een niet-bindende begroting of richtprijs die als referentie dient. Daarnaast een meldplicht: de leverancier moet je informeren zodra de kosten dreigen uit te lopen boven een bepaald percentage van de begroting, bijvoorbeeld 10 procent. Een maximumprijs (plafond) beschermt je tegen ongelimiteerde kostenoverschrijdingen. En een gespecificeerde urenregistratie met weeklijkse of tweewekelijkse rapportage geeft je lopend inzicht in de kosten.

In de bouw wordt nacalculatie geregeld via de UAV 2012 (Uniforme Administratieve Voorwaarden). Paragraaf 37 beschrijft de regieovereenkomst, waarbij de aannemer verplicht is om dagelijkse staten bij te houden van bestede uren en gebruikte materialen. De opdrachtgever of diens directievoerder moet deze staten goedkeuren.

Het verschil tussen nacalculatie en open book is subtiel maar belangrijk. Bij open book heeft de opdrachtgever volledig inzage in de kostenstructuur van de leverancier, inclusief de inkoopprijzen van materialen en de kostprijs van uren. Bij nacalculatie factureert de leverancier de bestede middelen tegen vooraf afgesproken tarieven, zonder dat je inzage hebt in zijn daadwerkelijke kosten.

Nacalculatie vereist actief kostenbeheer gedurende de hele looptijd van het project. Uit onderzoek van CIPS blijkt dat 80 procent van de facturen niet overeenkomt met de contractvoorwaarden. Bij nacalculatiecontracten is dat risico groter, omdat elke factuur een andere samenstelling heeft en handmatige controle vereist.

Voor MKB-bedrijven die werken met nacalculatie is het belangrijk om de urenregistratie en materiaalstaten structureel te controleren, niet pas bij de eindfactuur. Hoe langer je wacht met controleren, hoe moeilijker het wordt om afwijkingen te corrigeren.