Wat is Inkoopsynergie?

Leveranciers geven hogere kortingen naarmate het volume groter is. Dit principe zit achter inkoopsynergie: door volumes te bundelen, kun je als grotere koper onderhandelen en lagere prijzen, betere betalingsvoorwaarden, of hogere serviceniveaus bedingen.

Inkoopsynergie kan op drie manieren worden gerealiseerd. Bij interne bundeling combineert een bedrijf de inkoopvolumes van verschillende afdelingen of vestigingen. In plaats van dat elke vestiging apart kantoorbenodigdheden of schoonmaakmiddelen inkoopt, bestelt de gehele organisatie via één contract. Bij concerninkoop bundelt een moederbedrijf het inkoopvolume van al zijn dochterondernemingen voor bepaalde categorien. Bij externe samenwerking sluiten meerdere onafhankelijke bedrijven, zoals ondernemers in een branchevereniging, een gezamenlijk inkoopcontract met een leverancier.

De besparingen van inkoopsynergie zijn het grootst bij categorien met hoge volumes en weinig differentiatie: energie, telecom, kantoorinrichting, ICT-hardware, verzekeringen en bepaalde facilitaire diensten. Bij maatwerkdiensten of leveranciers die specifiek zijn voor een locatie of afdeling zijn synergieeffecten beperkter.

Een valkuil van inkoopsynergie is dat gecentraliseerde contracten de lokale flexibiliteit beperken. Als een vestiging een specifieke behoefte heeft die afwijkt van het concerncontract, kan dat leiden tot maverick buying of tot ontevredenheid over de dienstverlening.

Succesvolle inkoopsynergie vereist goede data over huidige leveranciers, volumes en prijzen per categorie, een betrouwbaar overzicht van alle contracten, en draagvlak bij de afdelingen die met de gecentraliseerde leverancier moeten werken.

Een bedrijf dat vijf vestigingen heeft die elk apart schoonmaakmiddelen, ICT-diensten en telecom inkopen, betaalt structureel meer dan een bedrijf dat dit bundelt. De som van losse contracten is vrijwel altijd duurder dan een gecentraliseerd alternatief.

Voor groeiende MKB-bedrijven is inkoopsynergie een van de laagst hangende vruchten: geen nieuwe producten, geen technologische investering, maar betere prijs via slim bundelen. Het vereist wel contractdiscipline en overzicht van wat er allemaal al is ingekocht.