Wat is Inkoopdrempel?

Een inkoopdrempel werkt als een sluissysteem voor uitgaven. Tot een bepaald bedrag mag een medewerker zelfstandig bestellen, daarboven moet iemand met meer bevoegdheid goedkeuring geven. Het principe is eenvoudig, maar de invulling verschilt per organisatie. Een installatiebedrijf met vijf medewerkers hanteert andere bedragen dan een zorginstelling met honderdvijftig.

Een veelgebruikte indeling voor MKB-bedrijven ziet er als volgt uit. Aankopen onder de 500 euro kunnen direct door de aanvrager worden gedaan, zonder voorafgaande goedkeuring. Tussen de 500 en 5.000 euro is goedkeuring van de directe leidinggevende vereist. Boven de 5.000 euro moet de directie of eigenaar akkoord geven, en worden minimaal twee offertes aangevraagd. De exacte bedragen zijn minder belangrijk dan het feit dat ze bestaan en dat iedereen ze kent.

Inkoopdrempels hangen direct samen met je inkoopbeleid. Het beleid beschrijft hoe je organisatie inkoopt, de drempels vertalen dat beleid naar concrete regels op de werkvloer. Zonder drempels blijft een inkoopbeleid een document dat niemand raadpleegt. Met drempels wordt het een dagelijkse werkwijze.

De twee meest voorkomende fouten bij het instellen van drempels zijn allebei begrijpelijk. Te lage drempels maken het inkoopproces traag: als een kantoormedewerker voor elke bestelling van printpapier toestemming moet vragen, ontstaat frustratie en worden de drempels omzeild. Te hoge drempels geven te veel vrijheid: als pas boven de 10.000 euro goedkeuring nodig is, kunnen duizenden euro's aan onnodige uitgaven onopgemerkt passeren.

De kunst zit in het vinden van de juiste balans. Kijk naar je inkoopdata van het afgelopen jaar. Wat is het gemiddelde bestelbedrag? Hoeveel bestellingen vallen er in welke categorie? Op basis daarvan stel je drempels in die beschermen waar het nodig is, zonder het dagelijks werk te vertragen.

Drempels werken alleen als ze worden nageleefd. Dat betekent dat ze zichtbaar moeten zijn voor iedereen die bestellingen plaatst, niet alleen voor de financiele afdeling. Neem ze op in het onboarding-proces, hang ze op bij de werkplekken waar wordt besteld, en controleer periodiek of ze worden gevolgd.

Zonder inkoopdrempels bepaalt elke medewerker zelf wanneer en bij wie wordt ingekocht. Dat leidt tot wat in het vakgebied maverick buying heet: aankopen buiten het afgesproken inkoopproces om. Volgens onderzoek van de Hackett Group gaat 10 tot 20 procent van de beoogde inkoopbesparingen verloren door dit soort ongecontroleerde uitgaven. Voor een MKB-bedrijf dat jaarlijks 300.000 euro inkoopt, kan dat oplopen tot 30.000 tot 60.000 euro aan gemiste besparingen.

Drempels zijn geen bureaucratie, maar een beschermingsmechanisme. Ze zorgen ervoor dat grotere uitgaven altijd worden getoetst door iemand met overzicht over het budget en de lopende contracten. Dat voorkomt dubbele bestellingen, gemiste kortingen en aankopen bij leveranciers met wie al betere afspraken bestaan. Het kost vijf minuten om een drempelregeling op te stellen, maar het kan duizenden euro's per jaar schelen.