Wat is Inkoopbeleid?

In veel MKB-bedrijven koopt iedereen in op eigen houtje. De directeur bestelt kantoorartikelen bij de ene leverancier, de operationeel manager sluit een onderhoudscontract af bij een andere, en de IT-medewerker kiest zelf een cloudprovider. Niemand weet wat de ander doet, niemand vergelijkt, en niemand bewaakt het totaalplaatje.

Een inkoopbeleid maakt daar een einde aan. Het legt vast wie bevoegd is om namens het bedrijf in te kopen en tot welk bedrag. Boven een bepaald drempelbedrag is goedkeuring nodig van een leidinggevende of de directie. Voor grote aankopen schrijft het beleid voor dat je meerdere offertes opvraagt en leveranciers op objectieve criteria vergelijkt.

Daarnaast beschrijft het inkoopbeleid welke leveranciersvereisten gelden. Denk aan financiele stabiliteit, certificeringen, leveringsbetrouwbaarheid en duurzaamheidscriteria. Door deze eisen vooraf vast te leggen, voorkom je dat inkoopdecisies puur op prijs worden genomen.

Voor contractbeheer is een inkoopbeleid onmisbaar. Het beleid bepaalt wanneer een contract nodig is, welke voorwaarden minimaal moeten worden opgenomen, en wie verantwoordelijk is voor het beheer na ondertekening. Zonder die kaders ontstaan contracten die niemand bewaakt, met opzegtermijnen die niemand in de gaten houdt.

Een effectief inkoopbeleid hoeft geen dik handboek te zijn. Voor de meeste MKB-bedrijven volstaat een document van twee tot drie pagina's met duidelijke regels over bevoegdheden, drempelbedragen, leveranciersselectie en contractregistratie.

Zonder inkoopbeleid koopt elke medewerker in zoals het hem of haar uitkomt. Het gevolg: te veel leveranciers voor dezelfde dienst, geen volumekorting, contracten die niemand kent en uitgaven die niemand goedkeurt. Dit is precies wat in de praktijk maverick buying heet. Volgens de Hackett Group gaat 10 tot 20 procent van gerichte inkoopbesparingen verloren door dit soort ongecontroleerde inkoop.

Een helder inkoopbeleid geeft grip op wie wat mag kopen en onder welke voorwaarden. Dat is relevant, want gemiddeld bestaat 43 procent van de totale bedrijfskosten uit externe inkoop (Bain & Company). Het vermindert het risico op fraude, voorkomt dubbele contracten en maakt het mogelijk om leveranciers structureel te beoordelen. Voor groeiende bedrijven is het bovendien een voorwaarde om de inkoop schaalbaar te houden.