Wat is Incoterms?
Incoterms zijn internationale leveringsvoorwaarden, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel, die vastleggen wie van koper en verkoper verantwoordelijk is voor transport, verzekering, douaneformaliteiten en risicooverdracht bij de levering van goederen. Ze worden aangeduid met drielettercodes zoals EXW, FOB, DAP en DDP. De juiste keuze heeft directe invloed op de totale inkoopkosten en de risicoverdeling bij internationale aankopen.
Hoe werkt incoterms?
Incoterms bestaan al sinds 1936 en worden elke tien jaar herzien; de huidige versie is Incoterms 2020. Ze worden mondiaal erkend en verminderen de kans op misverstanden bij internationale transacties aanzienlijk.
De meest gebruikte Incoterms in zakelijke inkoop zijn: EXW (Ex Works) waarbij de koper de goederen ophaalt bij de fabriek of het magazijn van de leverancier en alle kosten en risico's vanaf dat punt draagt. FOB (Free On Board) waarbij de leverancier de goederen aan boord van het schip laadt, waarna risico en kosten overgaan naar de koper. DAP (Delivered at Place) waarbij de leverancier levert op de afgesproken locatie, onverzekerd. DDP (Delivered Duty Paid) waarbij de leverancier alles regelt, inclusief douanekosten en invoerrechten.
De keuze van Incoterm bepaalt dus wie betaalt voor transport, wie verantwoordelijk is als er tijdens transport schade optreedt, en wie de douaneformaliteiten regelt. Bij EXW draagt de koper het meeste risico; bij DDP de verkoper.
Voor bedrijven in de hospitality sector die hotelinventaris, linnengoed of keukenapparatuur uit het buitenland inkopen, is de Incoterm-keuze cruciaal. Een aantrekkelijke aankoopprijs kan door onverwachte transport- en douanekosten aanzienlijk hoger uitvallen dan verwacht.
Waarom is dit risicovol voor MKB-bedrijven?
Bij inkoop uit het buitenland worden Incoterms zelden actief besproken. Leveranciers hanteren standaard hun eigen voorkeur, die gewoonlijk in hun voordeel is. Als koper ben je dan verantwoordelijk voor meer kosten en risico's dan je had verwacht. Kennis van Incoterms voorkomt verrassingen bij de eindafrekening. Het stelt je ook in staat om offertes uit verschillende landen eerlijk te vergelijken: een aanbieding op FOB-basis is niet vergelijkbaar met een aanbieding op DDP-basis zonder de extra kosten mee te rekenen.
Hoe beheer je dit correct?
- 1Spreek bij elke internationale aankoop expliciet de Incoterm af en leg die vast in het contract
- 2Bereken bij vergelijking van internationale offertes altijd de landingskosten op basis van de gehanteerde Incoterm
- 3Kies bij voorkeur voor DDP als je weinig ervaring hebt met douaneformaliteiten
- 4Controleer of je verzekeringsafdekking aansluit op de Incoterm: bij FOB en EXW loop je als koper het transportrisico
- 5Controleer of de leverancier de Incoterms 2020-versie hanteert en niet een oudere editie
Beheer al je contractdeadlines automatisch
Tracking Contracts waarschuwt je ruim op tijd voor elke opzegtermijn — geen Excel, geen gemiste verlengingen.
Start gratis maandGerelateerde begrippen
TCO (Total Cost of Ownership)
Total Cost of Ownership, afgekort TCO, is de berekening van alle kosten die je maakt voor een produc…
ContractbeheerMantelovereenkomst
Een mantelovereenkomst is een raamcontract dat de algemene voorwaarden, prijzen en afspraken vastleg…
ContracttypenAansprakelijkheidsbeperking
Een aansprakelijkheidsbeperking is een contractbepaling die het maximale bedrag vaststelt dat een pa…
Kerntermen