Wat is Ghost licenties?

Ghost licenties zijn geen gevolg van nalatigheid. Ze zijn een natuurlijk bijproduct van groei en verandering: een medewerker treedt in dienst, een licentie wordt aangeschaft, de medewerker vertrekt, maar de licentie blijft actief op de factuur.

Veel voorkomende situaties zijn licenties die zijn aangevraagd voor medewerkers die de organisatie inmiddels hebben verlaten. Offboarding-processen vergeten dit punt regelmatig. Daarnaast zijn er tools die zijn aangeschaft voor een specifiek project of tijdelijke periode en daarna stilletjes zijn blijven draaien: CRM-modules, projectmanagementsoftware, analysetools, stuk voor stuk op abonnementsbasis en destijds als tijdelijk bedoeld.

Na een overname of reorganisatie zie je ook regelmatig overlappende tools: twee teams gebruiken elk een eigen systeem voor dezelfde functie. Een van de twee wordt uiteindelijk niet meer gebruikt, maar het abonnement loopt gewoon door.

Bij SaaS-tools verlopen abonnementen bovendien stilzwijgend als je niet opzegt. Jaarlijkse verlengingen worden rondom de deadline zelden geëvalueerd.

Voor een bedrijf met 20 tot 50 medewerkers levert een gerichte licentie-audit gewoonlijk een jaarlijkse besparing op van €3.000 tot €12.000. Vrijwel elk bedrijf dat niet actief bijhoudt welke licenties actief zijn, heeft ghost licenties zonder het te weten.