Wat is Fixed price vs. nacalculatie?

De keuze tussen fixed price en nacalculatie is een van de meest bepalende afspraken in een dienstverleningscontract. Elk model heeft zijn eigen risicobalans.

Bij fixed price stelt de leverancier een vaste prijs voor de gehele opdracht. Als de werkelijke kosten hoger uitvallen door scope-uitbreiding, fouten of onderschatting, dan is dat het probleem van de leverancier. Als de kosten lager uitvallen, pakt de leverancier een hogere marge. De afnemer weet van tevoren precies wat hij gaat betalen.

Het risico voor de afnemer bij fixed price zit in scopewijzigingen. Zodra de opdracht buiten de vastgestelde scope valt, rekent de leverancier meerwerk. Dit leidt tot discussies over wat er al dan niet is inbegrepen en kan de eindprijs alsnog doen stijgen via de achterdeur van meer- en minderwerk.

Bij nacalculatie is de situatie omgekeerd. De afnemer betaalt voor daadwerkelijk geleverde uren of kosten, plus een afgesproken opslag voor overhead en winst. Dit is eerlijk als de scope onzeker is of als de opdracht gaandeweg evolueert, zoals bij softwareontwikkeling of complexe bouwprojecten. Maar de afnemer draagt het risico dat het duurder wordt dan begroot, en heeft minder prikkel om de leverancier scherp te houden.

Er zijn ook hybride vormen. Het zogeheten cap-and-collar-model begrenst nacalculatie met een minimum en maximum. Target-cost-contracten delen de mee- of tegenvaller tussen partijen. En time-and-material-contracten met een maximumbudget combineren nacalculeerbaarheid met een kostenplek.

De keuze hangt af van de mate van scopeduidelijkheid, het vertrouwen in de leverancier, de complexiteit van het project en de risicobereidheid van de opdrachtgever.

Bedrijven die een fixed-price contract sluiten zonder de scope goed te definiëren, betalen twee keer: een keer voor de vastgestelde prijs en een keer voor de meerwerknota's die volgen. Bedrijven die nacalculatie accepteren zonder budgetafspraken, zijn overgeleverd aan de agenda en efficiëntie van de leverancier.

Begrijpen wanneer welk model past, bespaart discussies, kostenoverschrijdingen en verstoorde samenwerkingen. Het begint bij een scherp omschreven opdracht, ongeacht welk prijsmodel je kiest.