Wat is Escrow-regeling?

Een escrow-regeling werkt als een kluis bij een notaris: de leverancier deponeert periodiek de meest recente versie van de broncode bij de escrow agent. Zolang alles goed gaat, hoeft de kluis nooit open. Maar als de leverancier stopt, failliet gaat of de software niet meer ondersteunt, heeft de afnemer het recht om de broncode op te vragen en zelf, of via een andere partij, de ondersteuning voort te zetten.

Escrow is relevant bij software die diep is geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en waarvoor geen makkelijk alternatief bestaat. In de hospitality sector geldt dat voor Property Management Systemen (PMS), kassasystemen, reserveringsplatformen en geïntegreerde facturatiesystemen. Als een PMS-leverancier wegvalt zonder escrow-afspraak, is de afhankelijkheid volledig en de ontsnapping lastig.

Een goede escrow-regeling bevat minimaal: de definitie van wat er wordt gedeponeerd (broncode, documentatie, configuratiedata), de updatefrequentie (bij elke nieuwe versie, minimaal jaarlijks), de vrijgavevoorwaarden (wanneer mag de kluis open?) en de kostenverdeling (wie betaalt de escrow agent?).

Escrow is niet voor alle software noodzakelijk. Voor standaard SaaS-tools met veel andere gebruikers is de kans op volledig wegvallen kleiner en zijn alternatieven gewoonlijk beschikbaar. Bij nichesoftware of maatwerksystemen is het risico groter en is escrow een serieuze overweging.