Wat is Driewegs-matching (three-way matching)?

Het principe van driewegs-matching is eenvoudig: je betaalt pas als je kunt bewijzen dat je hebt ontvangen wat je hebt besteld, tegen de prijs die is afgesproken. In de praktijk vergelijk je drie documenten. De inkooporder bevat wat je hebt besteld: artikelen, hoeveelheden, prijzen en leveringsvoorwaarden. De leveringsbon of het ontvangstbewijs bevestigt wat er daadwerkelijk is geleverd. De factuur is wat de leverancier je vraagt te betalen.

De matching werkt stapsgewijs. Eerst vergelijk je de factuur met de inkooporder: kloppen de prijzen, de hoeveelheden en de artikelomschrijvingen? Vervolgens vergelijk je de factuur met het ontvangstbewijs: is het gefactureerde aantal gelijk aan wat er daadwerkelijk is geleverd? Als alle drie de documenten overeenkomen, wordt de factuur goedgekeurd voor betaling. Als er een afwijking is, wordt de factuur geblokkeerd.

Afwijkingen komen vaker voor dan de meeste bedrijven denken. Een leverancier levert 90 dozen in plaats van 100, maar factureert 100. Of de prijs op de factuur is hoger dan op de inkooporder, omdat de leverancier tussentijds een prijsverhoging heeft doorgevoerd die niet is overeengekomen. Of er worden artikelen gefactureerd die niet op de oorspronkelijke bestelling stonden. Zonder matching betaal je voor deze afwijkingen zonder het te merken.

Voor MKB-bedrijven die geen volledig procure-to-pay-systeem hebben, is driewegs-matching vaak de eerste stap naar gecontroleerd inkoopbeheer. Het vereist geen dure software. Een gestructureerd proces waarbij de boekhouding elke factuur boven een bepaald bedrag afzet tegen de bijbehorende order en leveringsbon is al een grote verbetering ten opzichte van de gebruikelijke werkwijze: de factuur goedkeuren omdat het bedrag "ongeveer klopt".

De meeste MKB-bedrijven slaan deze stap over, simpelweg omdat het tijd kost en de documenten niet centraal beschikbaar zijn. De ontvangstbon zit bij het magazijn, de inkooporder bij de aanvrager, en de factuur bij de boekhouding. Die versnippering is de reden dat matching niet gebeurt, niet onwil.

Een praktische oplossing is om de verantwoordelijkheid bij de ontvanger te leggen: wie de levering accepteert, bevestigt digitaal wat er is ontvangen. Dat ontvangstbewijs gaat automatisch naar de boekhouding, die het naast de factuur en de inkooporder legt. Zo wordt matching onderdeel van het bestaande werkproces in plaats van een extra administratieve last.

Volgens onderzoek van CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) komt 80 procent van de facturen niet overeen met de contractvoorwaarden. Dat zijn geen grote fraudes, maar kleine afwijkingen: een verkeerde prijs, een andere hoeveelheid, een extra toeslag die niet was afgesproken. Zonder matching worden die afwijkingen niet opgemerkt en stilzwijgend betaald. Daar komt bij dat 92 procent van de fouten in contractbeheer menselijke fouten zijn (Ironclad, 2025). Het gaat dus niet om kwade opzet, maar om vergissingen die alleen aan het licht komen als iemand de documenten naast elkaar legt.

Voor een MKB-bedrijf dat jaarlijks voor 200.000 euro inkoopt, kan zelfs een foutenpercentage van vijf procent al 10.000 euro per jaar kosten. Driewegs-matching is de eenvoudigste controle om dat te voorkomen. Het kost tijd, maar bespaart geld.