Wat is Dataportabiliteitsclausule?

Dataportabiliteit gaat verder dan alleen het recht om je data op te vragen. Het gaat om de praktische bruikbaarheid van die data na de overstap. Een leverancier die je data exporteert in een eigen, onleesbaar bestandsformaat voldoet technisch aan het verzoek, maar levert in de praktijk onbruikbare informatie.

Een goede dataportabiliteitsclausule bevat daarom specifieke afspraken over het formaat (CSV, JSON, XML of een ander gangbaar formaat), de volledigheid (alle data inclusief metadata, configuraties en historische gegevens), de termijn waarbinnen de export beschikbaar moet zijn en de kosten (de export moet kosteloos zijn of tegen vooraf afgesproken tarieven).

In de IT-sector is dit bijzonder relevant bij SaaS-contracten. Een bedrijf dat zijn CRM-systeem wil vervangen na drie jaar gebruik heeft contractgegevens, klanthistorie, e-mailcorrespondentie en rapportages opgebouwd die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering. Als het SaaS-contract geen dataportabiliteitsclausule bevat, kan de overstap maanden vertraging oplopen en tienduizenden euros extra kosten. Een MKB-bedrijf dat 36.000 euro per jaar betaalt voor een CRM-pakket kan bij een overstap geconfronteerd worden met exportkosten van 8.000 tot 15.000 euro als dit niet contractueel is geregeld.

De AVG (artikel 20) geeft betrokkenen het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens, maar dit recht geldt alleen voor persoonsgegevens en alleen wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst. Bedrijfsdata, configuraties, templates en rapporten vallen niet onder de AVG-portabiliteit. Daarvoor heb je een contractuele clausule nodig.

In de zorgsector speelt dataportabiliteit een dubbele rol. Patientgegevens zijn persoonsgegevens (AVG van toepassing), maar de zorgsystemen bevatten ook bedrijfsdata zoals roosters, behandelprotocollen en facturatiegegevens. Een zorginstelling die overstapt naar een nieuw EPD (elektronisch patientdossier) van 180.000 euro moet beide typen data kunnen migreren.

Vendor lock-in door datagebrek is een van de meest voorkomende redenen waarom MKB-bedrijven te lang bij een ongeschikte leverancier blijven. Uit onderzoek van World Commerce & Contracting gaat 9,2 procent van de jaaromzet verloren door gebrekkig contractbeheer. Contracten die geen exit-bepalingen bevatten voor data-overdracht dragen bij aan dat verlies, omdat bedrijven vastzitten aan leveranciers die niet meer de beste prijs of kwaliteit bieden.

Zonder dataportabiliteitsclausule heb je bij het einde van het contract geen onderhandelingspositie. De leverancier bepaalt dan eenzijdig de voorwaarden, het formaat en de kosten van de data-export.