Wat is Contractportfoliobeheer?

De meeste MKB-bedrijven hebben geen totaaloverzicht van hun contracten. Contracten zitten verspreid over e-mailboxen, gedeelde mappen, bureauladen en het geheugen van individuele medewerkers. Niemand weet precies hoeveel contracten er zijn, wat ze kosten, of wanneer ze verlopen.

Contractportfoliobeheer lost dit op door elk contract te registreren met de kerngegevens die je nodig hebt om te handelen: leverancier, looptijd, einddatum, opzegtermijn, uiterste opzegdatum, jaarlijkse kosten, verantwoordelijke en contractstatus. Dat overzicht maakt het mogelijk om proactief te sturen in plaats van reactief te reageren.

Een compleet contractportfolio laat je patronen zien die je anders mist. Hoeveel geef je uit aan vergelijkbare diensten bij verschillende leveranciers? Welke contracten lopen binnenkort af en verdienen heronderhandeling? Waar betaal je meer dan marktconform? Welke contracten zijn stilzwijgend verlengd zonder bewuste keuze?

Voor bedrijven met meerdere vestigingen of afdelingen is het extra belangrijk om het contractportfolio centraal te beheren. Zonder centraal overzicht kopen afdelingen onafhankelijk van elkaar in, missen ze volume-voordelen en ontstaan dubbele contracten voor dezelfde dienst.

Contractportfoliobeheer hoeft niet complex te zijn. Voor de meeste MKB-bedrijven begint het met het verzamelen van alle contracten in een register en het vastleggen van de vijf kernvelden: leverancier, einddatum, opzegtermijn, jaarkosten en eigenaar.

Zonder overzicht heb je geen grip. De meeste MKB-bedrijven ontdekken pas wat hun contractportfolio kost als ze het voor het eerst volledig in kaart brengen. Gemiddeld vindt een bedrijf dan contracten die men vergeten was, diensten die niet meer worden gebruikt, en prijzen die niet meer marktconform zijn.

Het directe risico van slecht portfoliobeheer is winstlekkage: stilzwijgende verlengingen, ghost-licenties en ongecontroleerde prijsverhogingen. Het indirecte risico is dat je nooit weet wanneer je kunt heronderhandelen, waardoor je altijd achter de feiten aanloopt.