Wat is Benchmarking-clausule?

Bij contracten met een looptijd van drie jaar of langer is er een reeel risico dat de marktprijzen dalen terwijl de contractprijs vastligt. Een benchmarking-clausule geeft je het recht om dit periodiek te toetsen en correctie te eisen als de afwijking boven een drempelwaarde uitkomt.

De clausule beschrijft wie de benchmark uitvoert (onafhankelijk derde, gezamenlijk, of de afnemer zelf), wat de vergelijkingsmaatstaf is (marktprijzen, branchegemiddelden, specifieke vergelijkbare contracten), wat de referentiegroep is (vergelijkbare bedrijven qua omvang en sector), en wat de drempelwaarde is waarboven correctie verplicht is (vaak vijf tot vijftien procent boven marktprijs).

Na uitvoering van de benchmark heeft de leverancier doorgaans een vastgestelde periode (dertig tot negentig dagen) om zijn tarieven te corrigeren. Als hij weigert, kan de afnemer afhankelijk van de clausule het contract voortijdig opzeggen of de benchmark als grond voor heronderhandeling gebruiken.

Een goed geformuleerde benchmarking-clausule bevat ook afspraken over de kosten van de benchmark. Wie betaalt de onafhankelijke partij die de vergelijking uitvoert? In de praktijk worden deze kosten vaak gedeeld of draagt de partij die de benchmark aanvraagt ze volledig.

Voor ICT-outsourcingcontracten is een benchmarking-clausule standaardpraktijk bij grote contracten. In het MKB ontbreekt deze clausule vaak, waardoor bedrijven jarenlang boven markttarief betalen voor diensten waarvan de marktprijs intussen sterk is gedaald.

Zonder benchmarking-clausule in een langlopend contract verlies je de mogelijkheid om marktconformiteit af te dwingen. Technologieprijzen dalen snel; zonder contractueel anker betaal je in jaar drie voor cloud of beheersdiensten wat in jaar een marktconform was, maar wat nu aanzienlijk duurder is dan alternatieven.

Een benchmarking-clausule geeft je een formeel instrument om de leverancier aan te spreken zonder het contract op te hoeven zeggen. Dat is waardevoller dan een theoretisch recht om op te zeggen, dat in de praktijk door overstapkosten zelden realistisch is.