Je wilt een contract opzeggen, maar hoe doe je dat eigenlijk goed? Veel MKB-ondernemers denken dat een telefoontje of een mailtje volstaat. Maar als je het niet op de juiste manier doet, loop je het risico dat je opzegging niet geldig is. En dan zit je weer een jaar vast.
Uit onderzoek van WorldCC (voorheen IACCM) blijkt dat 9,2% van de jaarlijkse contractwaarde verloren gaat door slecht contractbeheer (WorldCC, Benchmark Report, 2021). Een groot deel daarvan komt door gemiste opzegtermijnen.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een zakelijk contract netjes opzegt, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je voorkomt dat je in de toekomst weer in dezelfde situatie belandt.
Stap 1: Zoek het contract op en lees de kleine lettertjes
Het klinkt voor de hand liggend, maar hier gaat het al mis bij de meeste bedrijven. Het contract ligt ergens in een mailbox, een gedeelde schijf of, nog erger, in een bureaula.
Zoek het originele contract en lees specifiek deze onderdelen:
- Opzegtermijn: hoeveel maanden voor het einde van de looptijd moet je opzeggen? Dit varieert van 1 tot 6 maanden.
- Looptijd en einddatum: wanneer eindigt de huidige periode precies?
- Verlengingsperiode: als je de opzegtermijn mist, voor hoe lang wordt het contract dan stilzwijgend verlengd? Soms is dat een jaar, soms de volledige oorspronkelijke termijn.
- Vorm van opzegging: staat er dat je schriftelijk, per aangetekende brief of via een specifiek formulier moet opzeggen?
- Algemene voorwaarden: soms staan de opzegbepalingen niet in het contract zelf, maar in de bijgevoegde voorwaarden.
Tip: Kun je het contract niet vinden? Vraag een kopie op bij de leverancier. Zij zijn wettelijk verplicht om je een afschrift te verstrekken.
Stap 2: Bereken de uiterste opzegdatum
Dit is de stap die de meeste ondernemers overslaan, en die het duurste is. De relevante datum is niet de einddatum van het contract, maar de laatste dag waarop je geldig kunt opzeggen.
Voorbeeld:
- Contracteinddatum: 1 september 2026
- Opzegtermijn: 3 maanden
- Uiterste opzegdatum: 1 juni 2026 (of eerder, afhankelijk van hoe "maanden" wordt geteld)
Let op: sommige contracten tellen in kalenderdagen, andere in werkdagen. En bij aangetekende post telt de ontvangstdatum, niet de verzenddatum.
Als je op 2 juni opzegt voor een contract dat op 1 juni opgezegd had moeten zijn, ben je te laat. Het contract wordt dan automatisch verlengd volgens de verlengingsclausule.
Stap 3: Zeg schriftelijk op
Een telefoontje is geen geldige opzegging. Zelfs een e-mail is juridisch niet altijd waterdicht, tenzij het contract e-mailopzegging expliciet toestaat.
De veiligste manier is een aangetekende brief met ontvangstbevestiging. Hiermee heb je bewijs dat de leverancier je opzegging heeft ontvangen en wanneer.
Wat moet er in de opzegbrief staan?
- Je bedrijfsnaam en contactgegevens
- Het contractnummer of de referentie
- De datum waarop het contract eindigt
- Een duidelijke verklaring dat je het contract opzegt per de eerstmogelijke einddatum
- Het verzoek om een schriftelijke bevestiging van de opzegging
Verstuur de brief ruim op tijd. Niet op de laatste dag van de opzegtermijn, maar minimaal twee weken eerder. Post kan vertraagd worden, en je wilt niet het risico lopen dat de brief een dag te laat aankomt.
Stap 4: Vraag om bevestiging en bewaar bewijs
Na het versturen van de opzegbrief:
- Bel de leverancier om te bevestigen dat ze de brief hebben ontvangen
- Vraag om een schriftelijke bevestiging per e-mail dat het contract per de einddatum wordt beëindigd
- Bewaar alles: de kopie van de brief, de ontvangstbevestiging van de aangetekende post, en de e-mailbevestiging
Zonder bevestiging loop je het risico dat de leverancier later beweert dat ze je opzegging niet hebben ontvangen. Met een aangetekende brief en een ontvangstbevestiging sta je juridisch sterk.
Veelgemaakte fouten bij het opzeggen
"Ik dacht dat het automatisch zou stoppen"
Nee. Volgens onderzoek van Aberdeen Group bevat 71% van de B2B-contracten een clausule voor automatische verlenging (Aberdeen Group, Contract Management Benchmark). Bij de overgrote meerderheid van B2B-contracten geldt stilzwijgende verlenging. Het contract stopt niet vanzelf. Je moet actief opzeggen.
"Ik heb het telefonisch doorgegeven"
Mondelinge opzeggingen zijn bijna nooit afdwingbaar. Zonder schriftelijk bewijs heb je geen poot om op te staan als de leverancier zegt dat ze nooit een opzegging hebben ontvangen.
"Ik heb opgezegd, maar te laat"
Als je de opzegtermijn mist, heb je geen recht op opzegging tot de volgende opzegmogelijkheid. Dat kan maanden of zelfs een jaar later zijn.
"Ik heb per e-mail opgezegd, maar het contract vereist aangetekende post"
Als het contract een specifieke opzegvorm voorschrijft, moet je die volgen. Doe je dat niet, dan is je opzegging juridisch gezien niet geldig, ook al heeft de leverancier je e-mail gelezen.
Hoe voorkom je dat je weer in deze situatie belandt?
De oplossing is niet om beter op te letten. De oplossing is om een systeem te hebben dat het voor je bijhoudt.
- Registreer elk contract met de opzegtermijn en de uiterste opzegdatum, niet de einddatum
- Zet automatische herinneringen op minimaal 3 maanden voor de uiterste opzegdatum. Dan heb je genoeg tijd om de markt opnieuw te bevragen of te onderhandelen
- Wijs een eigenaar toe aan elk contract. Zonder eigenaarschap valt het tussen wal en schip
- Controleer je contractdossier op volledigheid: zijn alle bijlagen, de algemene voorwaarden en eventuele aanvullingen aanwezig?
Het opzeggen van een zakelijk contract is niet ingewikkeld, maar het is wel precies werk. Volgens Gartner mist 40% van de bedrijven ten minste één contractdeadline per kwartaal (Gartner, Contract Lifecycle Management Research, 2023). De meeste winstlekkage bij MKB-bedrijven komt niet door slechte contracten, maar door het missen van opzegtermijnen. Eén gemiste deadline kan je duizenden euro's kosten.
Wil je nooit meer een opzegtermijn missen? Probeer Tracking Contracts een maand gratis.