Een contract dat je wilde opzeggen, maar dat stilzwijgend is verlengd. Software waar niemand meer mee werkt, maar waar je nog steeds voor betaalt. Een onderhoudscontract dat drie jaar geleden een goede deal was, maar inmiddels 30% boven marktprijs ligt.
Dit is winstlekkage. En het kost het Nederlandse MKB meer dan de meeste ondernemers beseffen.
Hoeveel kost het werkelijk?
Laten we concreet rekenen. Een gemiddeld MKB-bedrijf met 20 medewerkers heeft al snel 30 tot 80 lopende inkoopcontracten: van schoonmaak en catering tot softwarelicenties, verzekeringen, telecom en onderhoud.
Volgens onderzoek van IACCM (nu WorldCC) beheert 60% van de organisaties hun contracten niet actief na ondertekening, waardoor verlengingen onopgemerkt passeren (WorldCC, Most Negotiated Terms, 2020).
Stel dat 10% van die contracten jaarlijks onbedoeld wordt verlengd. Bij een gemiddelde contractwaarde van 5.000 euro per jaar gaat het dan om:
- 5 ongewenste verlengingen x 5.000 euro = 25.000 euro per jaar
Dat is het salaris van een parttime medewerker. En het komt niet doordat je slechte contracten hebt. Het komt doordat niemand de opzegtermijnen bewaakt.
Voor bedrijven met meerdere vestigingen (denk aan horecaketens, zorggroepen of retailformules) vermenigvuldigt dit bedrag zich per locatie. Een organisatie met 5 vestigingen kan gemakkelijk 100.000 euro per jaar kwijt zijn aan onnodige verlengingen.
Waarom waarschuwt de leverancier je niet?
Simpel: omdat het in hun belang is dat je het mist.
Een leverancier die je drie maanden voor het einde van de looptijd belt om te zeggen "je kunt nu opzeggen als je wilt", doet zichzelf omzet tekort. De meeste leveranciers rekenen erop dat je de einddatum vergeet, de verlengingsclausule over het hoofd ziet of simpelweg te druk bent om actie te ondernemen.
Dit is geen kwade opzet. Het is de standaardpraktijk in B2B. En het werkt, omdat de meeste MKB-bedrijven geen systeem hebben om hun inkoopcontracten bij te houden.
De informatieasymmetrie is reëel: je leverancier weet precies wanneer jouw contract verloopt. Jij niet.
De verborgen kosten die je niet op de factuur ziet
Naast de directe kosten van ongewenste verlengingen zijn er verborgen kosten die minstens zo schadelijk zijn:
Ghost licenties
Ghost licenties zijn software- of servicelicenties waar niemand meer mee werkt, maar die wel maandelijks worden afgeschreven. Na een reorganisatie, een vertrek van een medewerker of een overstap naar een ander systeem blijven deze licenties doorlopen. Vaak jarenlang.
Uit onderzoek van Gartner blijkt dat bedrijven gemiddeld 25% te veel betalen aan softwarelicenties door gebrek aan beheer (Gartner, Market Guide for Software Asset Management Tools, 2022). Voor een MKB-bedrijf dat jaarlijks 50.000 euro aan SaaS-licenties uitgeeft, is dat 12.500 euro aan verspilling.
Marktprijsverschil
Een contract dat drie jaar geleden marktconform was, hoeft dat nu niet meer te zijn. Volgens Deloitte bespaart actief leveranciersmanagement gemiddeld 8 tot 12% op inkoopkosten (Deloitte, Global CPO Survey, 2023). Maar als je contract stilzwijgend wordt verlengd, heb je geen moment om de markt opnieuw te bevragen. Je betaalt automatisch de oude prijs, terwijl een concurrent misschien 20% goedkoper aanbiedt.
Onderhandelingspositie
Als je pas ontdekt dat je contract is verlengd nadat de opzegtermijn is verstreken, heb je geen onderhandelingspositie meer. De leverancier weet dat je vastzit. Je kunt pas opnieuw onderhandelen bij de volgende opzegmogelijkheid, en dat kan een jaar duren.
Waarom Excel niet werkt
De meest gebruikte oplossing bij MKB-bedrijven is een Excel-spreadsheet met contractgegevens. Uit onderzoek van PwC blijkt dat 73% van de bedrijven aangeeft dat slecht contractbeheer direct leidt tot omzetverlies (PwC, Global Contract Management Study). Een spreadsheet klinkt logisch, maar het werkt niet. Dit is waarom:
- Geen automatische herinneringen: Excel stuurt je geen alert als je op vakantie bent en een opzegtermijn nadert
- Geen eigenaarschap: wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van het spreadsheet? In de praktijk: niemand
- Geen volledigheidscontrole: Excel kan niet checken of je contract compleet is. Waar zijn de bijlagen? Waar zijn de algemene voorwaarden?
- Geen audit trail: wie heeft wat gewijzigd? Wanneer? Niet te achterhalen in een gedeeld spreadsheet
Excel is een rekentool, geen contractbeheersysteem. Het verschil kost je geld.
5 stappen om stilzwijgende verlengingen te stoppen
1. Breng al je contracten in kaart
Begin met een inventarisatie. Hoeveel inkoopcontracten heeft je organisatie? Bij de meeste MKB-bedrijven blijkt dit er aanzienlijk meer te zijn dan verwacht. Controleer niet alleen de contracten die je zelf hebt getekend, maar ook die van andere afdelingen, vestigingen of collega's die inmiddels zijn vertrokken.
2. Registreer de opzegdata, niet de einddatums
De einddatum is irrelevant als je de opzegtermijn al hebt gemist. Registreer bij elk contract:
- De uiterste opzegdatum
- De opzegtermijn (in maanden of dagen)
- De verlengingsperiode als je niet opzegt
- De vereiste opzegvorm (aangetekend, per e-mail, via formulier)
3. Stel automatische herinneringen in
Niet twee weken van tevoren, maar minimaal drie maanden. Waarom? Omdat je dan tijd hebt om:
- De leveranciersprestatie te evalueren
- De markt opnieuw te bevragen via een RFP of RFQ
- Te onderhandelen over betere voorwaarden
- Een weloverwogen besluit te nemen: verlengen, heronderhandelen of opzeggen
4. Wijs een eigenaar toe aan elk contract
Een contract zonder eigenaar is een contract dat niemand bewaakt. Zorg dat bij elk contract iemand verantwoordelijk is, en dat die verantwoordelijkheid overdraagbaar is als iemand van functie verandert of het bedrijf verlaat.
5. Controleer de volledigheid van je dossier
Heb je het originele contract? Alle bijlagen? De algemene voorwaarden? Eventuele addenda of wijzigingen? Een onvolledig dossier maakt het lastig om je rechten te kennen en te verdedigen.
Stilzwijgende verlenging is geen klein ongemak. Het is een structureel probleem dat MKB-bedrijven jaarlijks duizenden euro's kost. De leverancier profiteert, jij betaalt. En het enige wat je nodig hebt om het te stoppen is een systeem dat je tijdig waarschuwt.
Wil je precies weten hoeveel je kunt besparen door je contracten actief te beheren? Start vandaag met een gratis proefmaand van Tracking Contracts.